Als werkgever heb je een wettelijke zorgplicht om zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor alle werknemers. Deze verplichting geldt voor alle plekken waar arbeid wordt verricht dus ook voor de thuiswerkplek. Concreet betekent dit dat je als werkgever moet zorgen voor

• een gezonde en veilige werkplek;
• een inrichting van die werkplek, aangepast aan de persoonlijke eigenschappen van je werknemer (een ergonomisch verantwoorde werkplek).

Goede voorlichting en instructie ten aanzien van het gebruik en instellen van de werkplek – volgens de arborichtlijnen – is daarbij essentieel. Hieronder vind je handvatten en tips die hierbij behulpzaam zijn.

Meer informatie over fysiek en ergonomisch werk:

• Ergonomisch (thuis)werken – aandachtspunten en tools voor fysieke ondersteuning van werknemers

De mate waarin je als werkgever invulling moet en kan geven aan deze zorgplicht is afhankelijk van wat “redelijkerwijs van jou als werkgever kan worden gevergd.” De WOS benadrukt hierbij het belang van voorlichting en de dialoog. Ga dus het gesprek aan met je werknemer!

Thuiswerken is een onderdeel van hybride werken. Door corona is thuiswerken voor een groot deel van de werknemers onderdeel geworden van hun werksituatie. 

Wat verstaan we onder thuiswerken?
Er is sprake van thuiswerken als je werknemer:

• Structureel;
• Meer dan twee uur per dag;
• De arbeid thuis verricht. 

Let op:

• In voorkomende gevallen kan de werknemer ook op een andere plek dan kantoor of zijn eigen huis werken. Echter, dit heeft in de meeste gevallen geen structureel karakter. 
• Ook als thuiswerk plaatsvindt zonder nadrukkelijke toestemming van de leidinggevende, maar in de praktijk wordt gedoogd, zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

Het is van belang beleid op te stellen rondom hybride werken. Artikel 48 CAO Sport 2021 bepaalt ook dat je als werkgever in overleg met de medezeggenschap thuiswerkbeleid opstelt.

In het thuiswerkbeleid worden algemene rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer opgenomen. Om tot een beleid rondom hybride werken te komen is het verstandig onderstaande processtappen te nemen.

De WOS heeft een stappenplan ontwikkeld om tot een thuiswerkbeleid te komen.

• Bepaal als werkgever de visie op hybride werken. Bestaat de wens om hybride te werken?
• Bespreek samen met de medezeggenschap en/ of je werknemers in hoeverre jouw organisatie hybride wenst te werken.
• Leg al de gemaakte afspraken af in je thuiswerkbeleid;
• Leg de einddatum van het beleid vast: check voor afloop bij je werknemers hoe de manier van werken bevalt en stuur in overleg bij. Daarbij is het van belang open te staan voor verschillende belevingen en behoeftes;
• Verwerk hybride werken in beleid rondom de werving en selectie, evenals onboarding van nieuwe werknemers. Wijziging van dit beleid behoeft instemming van de Ondernemingsraad.

Als het beleid is vastgesteld, is het verstandig met iedere werknemer die hybride gaat werken, de individuele afspraken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst.

Onderwerpen vragen die aan bod kunnen komen bij het opstellen van thuiswerkbeleid: 

• Wat is de gewenste verdeling tussen thuiswerken en kantoor?
• Geldt hybride werken organisatiebreed of voor bepaalde functies/ teams? 
  • Wat zijn de criteria waaraan een functie(groep) moet voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking (kunnen) komen?
• Wat hebben werknemers nodig en wat zijn hun wensen om hun werk goed te kunnen doen? 
• Welke wensen heb je als werkgever om je organisatiedoelstellingen te behalen? 
• Is er een minimale bezetting wenselijk? Is het verstandig om bepaalde dagen of dagdelen te benoemen waarop iedereen samen op kantoor is? En voor welke doelen?
  • Is er een maximumaantal thuiswerkdagen? 
  • Wat zijn de werktijden?
• Wat betekent hybride werken voor de inrichting van de kantoorruimte/ werkplekken? 
• Welke kosten vergoedt de werkgever?
• Wat is de procedure rondom ziekmelding?
• Welke afspraken maken we rondom arbo verantwoord ingerichte werkplek en werkplekonderzoek door werkgever?
• Hoe richten we de informatiebeveiliging in? Het betreft de wijze waarop je als werkgever faciliteert en de wijze waarop de werknemer dit goed kan regelen;

Nu de meeste werknemers al thuis aan het werk zijn, is het zinvol om als werkgever -samen met de medezeggenschap- de werknemers te bevragen wat goed gaat en wat beter kan, en wat de wensen en behoeften zijn. Dit biedt aanknopingspunten voor het op te stellen beleid. Thuiswerkbeleid/ beleid rondom hybride werken is nu eenmaal maatwerk per organisatie.

Ter inspiratie heeft de WOS een thuiswerkbeleid ontwikkeld:

• Thuiswerkbeleid

Een verkorte versie, met de noodzakelijke onderwerpen, vind je hier:

• Thuiswerkbeleid – Arbo technische juridische onderwerpen

Thuiswerk afspraken kunnen verder per werknemer worden uitgewerkt in een thuiswerkovereenkomst (zie onder). In deze overeenkomst kan worden verwezen naar het thuiswerkbeleid.

De WOS adviseert de afspraken met de werknemer die hybride gaat werken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Hierin worden alle rechten en plichten van werkgever en werknemer rondom hybride werken opgenomen. Er kan ook een verwijzing worden opgenomen naar het thuiswerkbeleid dat geldt in de organisatie, en dat samen met de medezeggenschap tot stand is gekomen. Een thuiswerkovereenkomst is een extra aanvulling op de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer en maakt daarvan integraal onderdeel uit.

De volgende onderwerpen kunnen in de thuiswerkovereenkomst worden opgenomen (niet limitatief):

• Het aantal (en eventueel welke) dagen per week dat de werknemer (gemiddeld) thuis werkt;
• Bereikbaarheid werknemer (inzicht en wanneer noodzakelijk);
• Verkregen kantoorbenodigdheden en uitdiensttreding, eventueel met verwijzing naar het het thuiswerkbeleid;
• De hoogte van een eventuele onkostenvergoeding;
• Fiscale aspecten;
• Verlenging thuiswerkovereenkomst;
• Verklaring dat de werkplek voldoet aan de arbo-eisen/ een akkoordverklaring van werknemer dat de werkgever de werkplek controleert. 

Voorbeeld thuiswerkovereenkomst
Voorbeeld thuiswerkovereenkomst ter inspiratie (word)
Voorbeeld thuiswerkovereenkomst ter inspiratie (pdf)

• Hybride werken vraagt om passend leiderschap 
• Arbeidsomstandigheden (in kaart brengen van arbeidsrisico’s m.b.v. de Sport RI&E)
• Controle op afstand
• Privacy en beveiliging
• Thuiswerkbeleid 
• Thuiswerkovereenkomst 
• Ergonomische (thuis)werkplek – aandachtspunten en tools voor fysieke ondersteuning werknemers
• Psychosociale arbeidsbelasting – aandachtspunten en tips voor de mentale gezondheid van werknemers
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding 
• Medezeggenschap
• Werktijden

Als werkgever moet je jouw werknemer actief voorlichten (instrueren) hoe hij veilig en gezond zijn werk kan doen, zeker bij een wijziging van de arbeidsomstandigheden. Ook als werknemers deels thuiswerken blijft voorlichting belangrijk. Als werkgever moet je de impact en de gevolgen van het thuiswerken met iedere werknemer te bespreken. Besteed ook aandacht aan voldoende ontspanning en beweging tijdens werkdagen en vergeet de psychosociale gevolgen niet.

Tip: agendeer het onderwerp ‘thuiswerken/ hybride werken’ -naast de informele gesprekken-  standaard in de bestaande gesprekscyclus (plannings-, functionerings-, en beoordelingsgesprek).

Wederkerigheid werknemer en meldplicht
De werknemer is zelf actief gehouden (meldplicht) om eventuele klachten door te geven aan jou als werkgever. Belangrijk is dat de werknemer vooraf helder heeft wat thuiswerken van hem vraagt en dat hij actief meedenkt om klachten te voorkomen. Zelf heeft hij het beste beeld bij zijn vitaliteit, gezondheid, thuisomgeving en wat hij hierin nodig heeft. Dit valt mooi samen met het steeds belangrijkere thema “eigen regie” van de werknemer.

De wet bepaalt dat de werkgever met de medezeggenschap (de ondernemingsraad/ personeelsvertegenwoordiging, of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg heeft over het arbobeleid (waaronder thuiswerken) en de uitvoering daarvan. In voorkomende gevallen moet je als werkgever instemming verkrijgen van de ondernemingsraad bij wijzigingen van het thuiswerkbeleid.

• Vragenlijst ter voorbereiding op hybride werken – werkgevers
• 10 Inspirerende inzichten voor het hybride werken
  Bron: Samhoud: Website bevat ook podcasts en inzichten van andere organisaties.
• Inspiratie: het hybride werken bij ‘s Heerenloo

Elke werkgever is op grond van de wet verplicht om te beschikken over een actueel arbobeleid.

Wat is arbobeleid?
Het beleid dat een werkgever binnen zijn organisatie voert op het gebied van arbeidsomstandigheden. Het bevat de visie op werk en arbeidsomstandigheden en op welke wijze eventuele risico’s worden ondervangen. Het is een bundeling van alle activiteiten die je als werkgever onderneemt om je werknemers veilig en gezond te laten werken. 

Aandachtspunten

• Indien de arbeidsomstandigheden veranderen (zoals door de overheidsmaatregelen vanwege corona, maar ook bij een verhuizing naar een nieuwe locatie of de overgang naar hybride werken) ben je als de werkgever verplicht om nieuw beleid te ontwikkelen of het bestaande beleid aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid.  
• Beleid moet voldoen aan alle arbowetgeving. Indien de wetgeving de werkgever keuzevrijheid laat, is voor dit deel instemming van de medezeggenschap vereist.
• Het beleid moet breed worden gecommuniceerd en toegankelijk zijn voor alle werknemers in de organisatie. 
• Als werkgever ben je verplicht om zorg te dragen voor actieve voorlichting (instrueren) hoe de werknemer het werk veilig en gezond kan uitvoeren, zeker bij gewijzigde of nieuwe arbeidsomstandigheden. 

Goed arbobeleid door middel van de ‘Handleiding Arbo’
Een goed arbobeleid beperkt de gezondheidsrisico’s voor werknemers in de organisatie, vermindert het ziekteverzuim en bevordert re-integratie na ziekte. Weten welke onderwerpen terug dienen te komen in je arbobeleid, of hoe je een goed arbobeleid opstelt? Raadpleeg de ‘Handleiding Arbo’ en laat je ondersteunen met voorbeelden, voorlichtingsmateriaal voor je werknemers en andere praktische handvatten.  

• Handleiding Arbo – veilig en gezond werken in een hybride werkomgeving (leesversie in pdf)
• Handleiding Arbo – veilig en gezond werken in een hybride werkomgeving (printversie in pdf)

Elke organisatie met werknemers in dienst moet (laten) onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van de werknemer. Dit onderzoek heet een RI&E (risico inventarisatie- en evaluatie). 

Hybride werken brengt (nieuwe) risico’s met zich mee. Behulpzaam bij het in kaart brengen van deze risico’s is de Sport RI&E. In de Sport RI&E is een aparte module opgenomen ten aanzien van hybride werken. De vragen helpen bij bewustwording van de risico’s ten aanzien van hybride werken en zorgen ervoor dat je maatregelen kunt treffen om deze te voorkomen. De Sport RI&E bevat tevens een gecertificeerde coronamodule met risico’s en standaard oplossingen t.a.v. thuiswerken bij thuiswerkadvies, corona-proof werken op kantoor en sporten ten tijde van corona. De vragen uit de module zijn opgesteld op basis van het Sectorplan Sport inzake Corona en de daarbij behorende Maatregelenladder Sport. 

Waaruit bestaat een RI&E?
De RI&E bestaat uit een vragenlijst en op basis van de risico’s die daaruit naar voren komen, wordt een plan van aanpak opgesteld voor het oplossen of verminderen van de risico’s. De sport heeft een eigen branchespecifieke en erkende RI&E: de Sport RI&E. Deze branche erkende tool bevat een gecertificeerde corona en thuiswerkmodule waardoor je als werkgever aan kan tonen dat je de risico’s op kantoor en thuiswerken in kaart hebt gebracht. 

Toegang tot de branche erkende Sport RI&E

• De Sport RI&E is kosteloos in te vullen via www.sportwerkgever.nl

Plan van aanpak
In het plan van aanpak moet de werkgever aangeven wat deze gaat doen, wanneer het plaatsvindt en wie ervoor verantwoordelijk is. In de Sport RI&E is tevens een voorstel gedaan tot maatregelen, zodat werkgevers niet zelf opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Het plan van aanpak dien je ter instemming voor te leggen aan de medezeggenschap. 

Tip: Check 1x per jaar of er nieuwe risico’s zijn ontstaan en of het plan van aanpak nog actueel is bij gewijzigde arbeidsomstandigheden (verhuizing, etc.). 

Let op! In het geval van wijziging van de coronamaatregelen door het kabinet, dient het plan van aanpak aangepast te worden indien de arbeidsomstandigheden veranderen. In het Sectorplan Sport inzake Corona en de Maatregelenladder Sport staat beschreven voor de sportsector welke maatregelen op welk moment van toepassing zijn.

Meer informatie

• Verdieping RI&E en plan van aanpak 
• Tips voor als je aan de slag gaat met de Sport RI&E
• FAQ RI&E

De Rijksoverheid heeft voor de sportsector een Sectorplan Sport en Maatregelenladder Sport opgesteld. Dit plan is opgesteld met het doel dat reguliere sportbeoefening op locatie mogelijk blijft, ook als het coronavirus weer opleeft.  In het Sectorplan Sport inzake Corona en de Maatregelenladder Sport staat beschreven voor de sportsector welke maatregelen op welk moment van toepassing zijn. Zo weet je als werkgever én sportvereniging welke maatregelen je kan treffen in elke coronasituatie.

Voor de corona pandemie begon, kon je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding (woon-werk) onbelast betalen aan je werknemer, als je aannemelijk kon maken dat betreffende werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar van huis naar een vaste werkplek moest reizen (gebaseerd op een vijfdaagse werkweek). Er wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar (rekening houdend met verlof, ziekte etc). 

De meeste werknemers werken momenteel deels thuis en in veel gevallen wordt niet voldaan aan deze voorwaarde. Gevolg hiervan zou zijn dat de vaste reiskostenvergoeding belast zou worden.

Echter, de overheid heeft bepaald dat de reiskostenvergoeding tijdelijk onbelast mag worden uitgekeerd. Dit is vastgelegd in het Besluit fiscale noodmaatregelen coronacrisis. De wijziging is te vinden onder hoofdstuk 4 Loonheffingen. 

Laatste stand van zaken reiskosten
Tot 1 oktober 2021 mogen de reiskosten van werknemers nog onbelast worden vergoed. Het lijkt erop dat 1 oktober écht de einddatum is van deze uitzondering. Echter, onbelast vergoeden van de reiskosten blijft voor 2021 onder voorwaarden mogelijk, ook als je werknemer thuis werkt.

Onbelast vergoeden reiskosten 1 oktober – 31 december 2021
Als werkgever mag je jouw werknemers die al vóór 13 maart 2020 in dienst waren onbelast de reiskosten vergoeden zoals je dat voor genoemde datum ook deed. Ten aanzien van het 128-dagen criterium tellen de thuiswerkdagen van 1 januari 2021 tot 1 oktober 2021 in dit kader mee als reisdagen.

Mogelijke alternatieven
In lijn met de wetgeving en artikel 19 CAO Sport (reiskostenregeling) kan je als werkgever bepalen dat de werknemer de daadwerkelijk aantal dagen dat hij in de maand toch noodzakelijk reist (woon-werk), declareert (19 ct per kilometer). Deze variant vergt maatwerk en brengt administratieve lasten met zich mee. Daarbij is in veel gevallen sprake van een eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer en dat mag je als werkgever niet zomaar doen. Daaraan zijn regels verboden.

Eenzijdig wijzigen arbeidsvoorwaarden
Indien je als werkgever de reiskosten van je werknemers -in plaats van onbelast vergoeden- op declaratiebasis wil uitkeren, zijn er verschillende scenario’s mogelijk.

1. Er is een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst opgenomen. 

De werkgever heeft een zwaarwichtige reden de arbeidsovereenkomst eenzijdig te wijzigen en de reiskostenvergoeding in te trekken/ dan wel op declaratiebasis uit te keren. Het belang van de werknemer weegt daartegen niet op. De werkgever kan de medezeggenschap informeren over dit besluit. De medezeggenschap heeft geen formele rechten. 

2. Er is geen eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst opgenomen.

De werkgever heeft toestemming van de individuele werknemer nodig om het onbelast vergoeden van de reiskosten stop te zetten dan wel te wijzigen in een beleid van vergoeden op declaratiebasis. De werknemer moet redelijke voorstellen van de werkgever accepteren bij gewijzigde arbeidsomstandigheden. De gevolgen van de coronacrisis en de veranderende wijze van werken is zo’n gewijzigde omstandigheid. Ook onder het mom van goed werknemerschap zal de werknemer de wijziging moeten accepteren.  

Als werkgever kun je je werknemers vergoedingen geven. Voorbeelden hiervan zijn het jaarlijkse kerstpakket, een abonnement van een sportclub of een tablet. In de werkkostenregeling (verder: WKR) is geregeld welke vergoedingen je onbelast kan verstrekken. De WKR geeft je als werkgever twee mogelijkheden.

Optie 1. Vrije ruimte: alle vergoedingen die je verstrekt – behalve de vergoedingen die onder de gerichte vrijstelling vallen-  moeten in de zogenaamde vrije ruimte vallen. 

Vrije ruimte 2022

In 2022 bedraagt de vrije ruimte 1,7% van de eerste € 400.000,- van de loonsom van alle werknemers plus 1,18% van het bedrag aan loonsom boven de  € 400.000,-. Over al hetgeen je meer uitkeert dan genoemde grens, moet je 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden aan hetgeen je vergoedt binnen de vrije ruimte. Een deel van de vergoedingen die je jouw werknemers kan geven, valt niet onder de vrije ruimte. Deze vergoedingen worden een gerichte vrijstelling genoemd.

Optie 2. Gerichte vrijstellingen: bepaalde vergoedingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte: deze worden noodzakelijk geacht in het kader van (een goede en veilige uitoefening) het werk. Onderstaand enkele voorbeelden (niet limitatief):

• abonnementen voor openbaar vervoer;
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer. Per 1 januari 2023 € 0,21 en per 1 januari 2024 € 0,22 per kilometer;
• arbo technische hulpmiddelen (om bijvoorbeeld thuis veilig te werken);
• verhuiskosten vanwege werk;
• maaltijden bij overwerk;
• aanvragen Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Gerichte vrijstelling
Veel arbo voorzieningen zijn volgens de belastingdienst noodzakelijk en vallen derhalve onder de gerichte vrijstelling. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

• computers/ laptop;
• mobiele telefoon;
• bureau en stoel;
• bel- en internetkosten;
• abonnement openbaar vervoer.

Uitgangspunten om te beoordelen of een voorziening noodzakelijk is:

• de voorzieningen hangen samen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet; 
• de werknemer gebruikt de voorzieningen voor zijn werk; 
• de voorzieningen zijn opgenomen in het thuiswerkbeleid; 
• de restwaarde wordt door de werknemer terugbetaald als hij de middelen niet meer gebruikt.

Let op: onlangs is bepaald dat de werknemer -indien hij een luxere versie van hetgeen arbo technisch verantwoord is- wil aanschaffen, dit mogelijk is zonder negatieve belastingmaatregelen. Als werkgever mag je dan een eigen bijdrage vragen!

Voor meer informatie over de eigen bijdrage zie:

• Gerichte vrijstelling bij eigen bijdrage arbovoorziening

Je kan als werkgever een (bruto) vergoeding uitkeren ter compensatie van extra kosten die de werknemer maakt als hij structureel thuiswerkt. De extra kosten van de werknemer die thuiswerkt kunnen bestaan uit:

• zakelijk gebruik van het privé wifi-netwerk (tenzij de werknemer al een onbeperkt abonnement heeft);
• stijging verbruik
  • water;
  • gas/ elektriciteit;
  • koffie;
  • etc. 

Als werkgever kun je deze kosten voor thuiswerken, die in 2022 niet onder de gerichte vrijstelling vallen, vergoeden. Het onbelast vergoeden van deze kosten kan alleen binnen de zogenoemde vrije ruimte.

Met andere woorden: als je als werkgever je werknemers een thuiswerkvergoeding wil geven dan kun je dit alleen dán onbelast doen als het valt binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Vergoed je méér dan de vrije ruimte, dan is over het meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd.

Per 1 januari 2022 is de thuiswerkvergoeding van € 2,- per dag onder de gerichte vrijstelling komen te vallen. Tijdens Prinsjesdag 2022 is er geen verhoging vastgesteld in het Belastingplan 2023. Eerder gaf de staatssecretaris van Financiën in reactie op Kamervragen wel aan dat er een inflatiecorrectie zal plaatsvinden. Naar alle waarschijnlijkheid betekent dit dat per 1 januari 2023 de thuiswerkvergoeding zal stijgen naar € 2,13 per dag. Meer nieuws hierover wordt later dit jaar verwacht.