Sportwerkgever

Vrijwilligersregeling

De vrijwilligersregeling is in het leven geroepen om tegemoet te komen aan het verlangen naar een duidelijke regeling voor het verstrekken van geringe kostenvergoedingen aan vrijwilligers. Die vrijwilligersvergoedingen zijn vrijgesteld voor de belasting- en premieheffing. Met andere woorden: de vergoeding die vrijwilligers ontvangen voor vrijwilligerswerk hoeft niet als inkomsten aan de Belastingdienst te worden opgegeven en sportorganisaties zijn geen loonheffing verschuldigd.

Voor het tegemoetkomen in de extra kosten van uw vrijwilligers als gevolg van het vrijwilligerswerk - zonder op fiscale risico’s te stuiten - kunt u twee wegen bewandelen:

  1. Vergoeding op declaratiebasis: alleen vergoeding voor gemaakte extra kosten* als gevolg van het vrijwilligerswerk
    U kent uitsluitend een vergoeding toe voor werkelijke, in redelijkheid gemaakte en door betaalbewijzen extra aangetoonde kosten die samenhangen met de verrichte vrijwilligerswerkzaamheden. Aan deze variant kleeft geen maximum; zolang u de kosten kunt (laten) aantonen. Let op: u mag bij deze vrijwilligersvergoeding niet tevens een vergoeding voor bestede tijd toekennen. Wilt u dat toch? Dan kiest u voor variant 2.

  2. Vergoeding zonder declaratie: tegemoetkoming voor inzet en/of in extra kosten*
    U kunt de inzet en de gemaakte kosten vergoeden tot een gezamenlijk maximaal bedrag van  150 euro per maand en tegelijkertijd maximaal 1.500 euro per jaar. Let op: de vergoeding voor bestede tijd mag niet meer bedragen dan maximaal 4,50 euro per uur (onder 23 jaar: maximaal 2,50 euro per uur).

    Bij deze variant moet u goed opletten als u tevens bestede tijd en reiskosten wilt vergoeden. Voor de vergoeding voor de inzet tellen voor de uurnormtoets (4,50 euro of 2,50 euro) kostenvergoedingen niet mee, maar de gezamenlijke waarde van de vergoeding voor inzet en de kostenvergoedingen mogen niet uitkomen boven de maand- en/of jaarnormen (150 euro en 1.500 euro)!
Voorbeeld 1
U vergoedt in een maand 20 uur tegen 4,50 euro. Dat is 90 euro. U kent tevens een reiskostenvergoeding toe van 0,25 euro/km. De vrijwilliger declareert 240 kilometers voor wedstrijdbezoeken. Dit is 60 euro. De totale vergoeding in deze maand bedraagt 150 euro. In deze maand blijft u binnen de marges van de vrijwilligersregeling. 

Voorbeeld 2
De vrijwilliger uit voorbeeld 1 declareert meer dan de genoemde 240 kilometers, namelijk 260 kilometers. Dan bedraagt de totale vergoeding 155 euro in die maand. Hiermee wordt de vrijwilligersnorm overschreden. In dit geval moet u toetsen of de samenwerking als dienstbetrekking in fiscale zin is te duiden . Is daarvan geen sprake? Dan geeft u de toegekende vergoeding door aan de Belastingdienst door middel van een IB 47-melding. Uiteraard is het raadzaam dit ook aan de vrijwilliger te laten weten.  

*Onder extra kosten wordt verstaan: kosten die de vrijwilliger niet zou maken als hij de activiteiten niet verrichtte, bijvoorbeeld: extra lunchkosten, omdat men niet thuis kan lunchen.    

Niet-marktconform
Soms bestaat nog onduidelijkheid bij sportorganisaties over de voorwaarde dat de vrijwilliger de werkzaamheden niet bij wijze van beroep mag verrichten. Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is in ieder geval dat een eventueel ontvangen vergoeding niet in verhouding mag staan tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden. Dit betekent dat de betaalde vergoeding niet marktconform mag zijn en het karakter heeft van een kostenvergoeding.
De Belastingdienst heeft bepaald dat er in ieder geval géén sprake is van een marktconforme beloning als een vrijwilliger die ouder is dan 23 jaar een vergoeding van ten hoogste 4,50 euro per uur ontvangt. Voor vrijwilligers jonger dan 23 jaar geldt een maximumbedrag van 2,50 euro per uur.

Geen urenadministratie
Het noemen van de uurtarieven heeft bij veel vrijwilligersorganisaties en sportorganisaties tot de vrees geleid dat zij verplicht waren een urenadministratie bij te houden als zij een vrijwilligersvergoeding betalen. Op 20 maart 2008 heeft de staatssecretaris dat ontzenuwd. Ten aanzien van de vrijwilligers die een vergoeding voor hun werkzaamheden krijgen, is vanuit fiscaal oogpunt géén urenadministratie nodig. De Belastingdienst zal daarom niet verlangen dat een sportorganisatie een urenadministratie bijhoudt ter onderbouwing van de kwalificatie als vrijwilligersvergoeding.

Wanneer wél een administratie bijhouden?
Wanneer de vrijwilligers geen gebruikmaken van de vrijwilligersregeling, maar een vergoeding ontvangen op (declaratie)basis van de werkelijk gemaakte kosten. Dat betekent voor de organisatie dus: bonnetjes bewaren, goed administreren en op aanvraag van de Belastingdienst laten zien.
Let op!
Als een organisatie de vrijwilligersregeling toepast, is het nooit mogelijk om daarnaast nog eens de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden op declaratiebasis. De organisatie dient een keuze te maken: óf zonder nadere administratieve verplichtingen binnen de gestelde kaders een bedrag van maximaal 150 euro per maand en 1.500 euro per jaar aan de vrijwilliger uitbetalen, óf compensatie van de werkelijk gemaakte kosten met de daarbij behorende administratieve verplichtingen.

Risico op naheffing
Als organisaties méér dan de genoemde maxima betalen, zullen zij zich in de eerste plaats moeten realiseren dat zij het risico van een naheffing lopen. De vergoedingen hebben immers niet meer het karakter van een kostenvergoeding, maar een inkomenskarakter. De organisatie kan dan naheffingen krijgen die behoorlijk in de papieren lopen. Om die financiële ellende te voorkomen, is het verstandig de vrijwilligersbijdrage in dat geval terug te schroeven tot de genoemde maxima.

Situatie 1: vergoeding per gewerkt uur
Bepaalde sportorganisaties betalen hun vrijwilligers per uur. Bij twijfel over de aard van de beloning is het uurtarief een logisch aanknopingspunt als de sportorganisatie er zelf voor heeft gekozen een vergoeding te betalen op basis van het aantal gewerkte uren. De hoogte van het uurtarief is dan immers al bij de sportorganisatie bekend en de berekening daarvan vormt geen aanvullende administratieve last. In die gevallen zal de Belastingdienst een uurtarief van ten hoogste 4,50 euro (of 2,50 euro) als een niet-marktconforme vergoeding beschouwen. Daarmee hebben sportorganisaties in het hele land vooraf zekerheid dat het begrip marktconform voor iedereen op gelijke wijze wordt toegepast.

Voorbeeld 1
Sportorganisatie X betaalt aan drie vrijwilligers een vergoeding van 4 euro per uur. Vrijwilliger A is per maand 20 uur actief voor de sportorganisatie. Vrijwilliger B en C zijn allebei 35 uur per maand actief. Vrijwilliger C declareert per maand ook nog 47,50 euro reiskosten. Alle vrijwilligers zijn 23 jaar of ouder. Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de sportorganisatie bewijs leveren?
Antwoord: voor alle vrijwilligers geldt dat het uit fiscaal oogpunt niet nodig is een urenadministratie op te maken. In de geschetste situatie heeft de sportorganisatie zelf al bepaald welke uurvergoeding zij aan haar vrijwilligers betaalt en dat uurtarief is niet hoger dan 4,50 euro. Men valt dus alle drie onder de (fiscale) definitie van vrijwilliger. Aan de hand van de uitbetaalde bedragen dient de sportorganisatie vervolgens te beoordelen of de vrijwilligersregeling van toepassing is.
  • Vrijwilliger A blijft onder de 150 euro per maand en ook onder de 1.500 euro per jaar, dus de vergoeding is onbelast.
  • Vrijwilliger B ontvangt 140 euro per maand en blijft daarmee onder het maandbedrag van 150 euro. Als de sportorganisatie ervoor zorgt dat ook het jaarbedrag niet wordt overschreden, dan is de vergoeding onbelast.
  • Vrijwilliger C ontvangt 187,50 euro en overschrijdt daarmee het maandbedrag. Dat maximum geldt immers voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief eventuele afzonderlijke kostenvergoedingen. De vrijwilligersvergoeding is op hem niet van toepassing.
Voorbeeld 2
Als voorbeeld 1, met dit verschil dat de vergoeding nu 7 euro per uur bedraagt. Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de sportorganisatie bewijs leveren?
Antwoord: ook hier geldt dat het uit fiscaal oogpunt niet nodig is een urenadministratie op te maken, maar de sportorganisatie heeft zelf al bepaald dat zij een uurvergoeding betaalt en dat uurtarief is hoger dan 4,50 euro. Men voldoet niet aan de (fiscale) definitie van vrijwilliger, zodat de vrijwilligersregeling niet van toepassing is. Dat geldt ook voor persoon A, ondanks het feit dat de maandvergoeding bij A onder de 150 euro blijft (en bij een vergoeding over maximaal tien maanden ook onder de 1.500 euro per jaar).

Situatie 2: géén vergoeding per gewerkt uur
Dit is de meest voorkomende situatie. Als de sportorganisatie al een vergoeding betaalt, dan doet men dat voor de inzet van de vrijwilliger als zodanig en niet voor het (precieze) aantal gewerkte uren. Met deze vergoedingen beoogt de sportorganisatie de kosten van de vrijwilliger te vergoeden, met mogelijk een kleine vergoeding voor de algemene inzet van de vrijwilliger. In deze situaties is de vrijwilliger veelal gedurende langere tijd in touw voor de organisatie. Ook in deze gevallen zal de Belastingdienst geen urenadministratie vragen ter onderbouwing van de kwalificatie als vrijwilligerswerk. Uiteraard moet dit niet leiden tot onredelijke resultaten bij de kwalificatie van vergoedingen die een sportorganisatie heeft betaald.
Over bedragen tot 150 euro per maand zal de Belastingdienst ook geen administratie van gemaakte kosten opvragen (declaraties, bonnetjes e.d.). Voor hogere kostenvergoedingen kan men wel vragen om een verantwoording van de gemaakte kosten. Ondanks het feit dat bij hogere vergoedingen de vrijwilligersregeling niet van toepassing is, zijn hogere vergoedingen voor werkelijk gemaakte kosten uiteraard niet belast.

Voorbeeld 3
Organisatie Y betaalt aan haar vrijwilligers alleen vergoedingen op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de organisatie bewijs leveren?
Antwoord: als een vrijwilliger alleen een vergoeding ontvangt van de gemaakte onkosten, dan is deze vergoeding niet belast voor de loon- en inkomstenbelasting. Deze onkosten hoeven niet aantoonbaar te worden gemaakt indien de sportorganisatie een vergoeding verstrekt die niet hoger is dan 150 euro per maand en tevens niet hoger dan 1.500 euro per jaar. Zijn de werkelijk gemaakte onkosten hoger dan deze bedragen, dan mogen toch alle onkosten worden vergoed. Het gehele bedrag moet dan via bonnen of ander bewijsmateriaal aantoonbaar gemaakt kunnen worden.

Voorbeeld 4 Sportorganisatie X betaalt aan haar bestuursleden een vergoeding van 125 euro per maand. Is de vrijwilligersvergoeding van toepassing en hoe moet de sportorganisatie bewijs leveren?
Antwoord: uit fiscaal oogpunt zijn in deze situatie geen administratieve voorwaarden van toepassing. Als de sportorganisatie minder dan 150 euro per maand en minder dan 1.500 euro per jaar betaalt, dan is de vrijwilligersregeling van toepassing op de uitbetaalde bedragen.

Voorbeeld 5 Een lid van een sportorganisatie is advocaat en hij dient namens de sportorganisatie bij de rechtbank een pro forma bezwaarschrift in tegen een bouwvergunning voor een loods naast het sportcomplex. De sportorganisatie betaalt hem daarvoor eenmalig een bedrag van 150 euro. Er zijn (behoudens portokosten) geen kosten verbonden aan de indiening van het bezwaarschrift. Is de vrijwilligersregeling van toepassing?
Antwoord: de werkzaamheden van dit organisatielid zijn van zeer beperkte duur. De daarvoor betaalde vergoeding kan in redelijkheid niet onder de vrijwilligersregeling vallen, ook niet in de situatie dat de vergoeding per uur (ver) onder het commerciële tarief van de advocaat valt.

Artikel SPORT Bestuur & Management
Stroomschema beoordeling rechtsverhoudingen in de sport
Artikel SPORT Bestuur & Management
Vrijwilligers: beter niet betaald dan duur betaald?

Kijk voor meer informatie ook eens op de site Sport en belasting van de Belastingdienst.

Hebt u nog vragen? Neem dan contact op met de helpdesk via de button rechtsonder!