30% regeling
Buitenlandse werknemers die tijdelijk naar Nederland worden uitgezonden krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van dat verblijf buiten het land van herkomst, de zogenoemde extraterritoriale kosten. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die niet belast zijn. De werkgever kan kiezen tussen a) het vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten of – onder voorwaarden – b) toepassen van de 30%- regeling.
Ad a. Vergoeden werkelijke kosten
De werkgever kan ervoor kiezen om de werkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden. In dat geval mogen de extraterritoriale kosten gericht vrijgesteld vergoed worden. De gemaakte kosten dienen in dat geval wel aannemelijk te worden gemaakt. De werkgever houdt dan de kosten en vergoeding per werknemer bij in de loonadministratie. Hiervoor gelden geen normeringen of beperkingen. Eerder mocht dit 10 tot 8 jaar vergoed worden, maar met ingang van 1 januari 2019 mag de werkgever maximaal 5 jaar onbelast vergoeden aan de werknemer. Daarna is de vergoeding belast, waarbij de werkgever de vergoeding nog wel mag aanwijzen als eindheffingsloon.
Ad b. Vergoeden met 30%-regeling
De werkgever kan er ook voor kiezen om de extraterritoriale kosten te vergoeden middels de 30%- regeling. In dat geval mag de werkgever – zonder nadere bewijslast – maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding, aanwijzen als gericht vrijgestelde vergoeding. Om van de 30%-regeling gebruik te kunnen maken, gelden de volgende voorwaarden:
- de werknemer is in dienst van de werkgever;
- de werknemer beschikt over een specifieke deskundigheid;
- de werknemer voldoet aan de definitie van ‘ingekomen werknemer’;
- er is een beschikking afgegeven waaruit blijkt dat er gebruik gemaakt kan worden van de 30%-regeling. De beschikking kan worden aangevraagd middels het formulier ‘Verzoek Loonheffingen 30%-regeling 2023’, wat is te downloaden van de website van de belastingdienst.
Klik hier voor het aanvraagformulier ‘Verzoek loonheffingen 30%-regeling 2023’
Specifieke voorwaarden 30% regeling
Bij het aanvragen van de 30% regeling gelden de volgende extra voorwaarden:
Specifieke deskundigheid
Als een werknemer gebruik wil maken van de 30%-regeling moet deze werknemer onder andere beschikken over een specifieke deskundigheid. Om aan te tonen dat een werknemer beschikt over een specifieke deskundigheid hanteert de belastingdienst een inkomensnorm. In 2023 is er sprake van een specifieke deskundigheid als de werknemer een belastbaar inkomen heeft van het normbedrag exclusief de gerichte vrijstelling ten hoogte van:
- 30 jaar of ouder € 39.467,-
- Jonger dan 30* € 30.001,-
* Dit geldt voor werknemers jonger dan 30 die in het wetenschappelijk onderwijs een Nederlandse mastertitel hebben behaald of een gelijkwaardige buitenlandse titel.
Schaarste
In bepaalde uitzonderingsgevallen moet de werknemer niet alleen aan het deskundigheidsvereiste (inkomensnorm) voldoen, maar ook aan een schaarste vereiste. Dit is het geval wanneer vrijwel alle werknemers in een specifieke sector voldoen aan de inkomensnorm, zoals bijvoorbeeld profvoetballers. In dat geval moet de schaarste van de deskundigheid worden aangetoond om gebruik te kunnen maken van de 30%-regeling. Bij de beoordeling van het schaarste- en deskundigheidsvereiste houdt de belastingdienst dan rekening met de volgende 3 factoren:
- het opleidingsniveau van de werknemer;
- de ervaring van de werknemer die relevant is voor de functie; Als een werknemer meer dan 2,5 jaar heeft gewerkt in een vergelijkbare functie, gaat de belastingdienst ervan uit dat hij relevante ervaring voor de functie heeft.
- de verhouding tussen het beloningsniveau voor de functie in Nederland en het beloningsniveau in het land van herkomst van de werknemer;
Het uitgangspunt is dat de netto beloning in het land van herkomst niet lager is dan de netto beloning voor de functie in Nederland. De vergoeding voor de extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst (extraterritoriale kosten) telt hierbij niet mee.
Ingekomen werknemer
Een ingekomen werknemer is een werknemer die naar Nederland komt om te werken. Sinds 1 januari 2012 geldt er een beperking voor werknemers die uit de grensstreek naar Nederland komen. Werknemers kunnen gebruik maken van de 30%-regeling wanneer zij in de 24 maanden voor de eerste werkdag in Nederland, langer dan 16 maanden op een afstand van meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens woonden. Werknemers uit België, Luxemburg, Noord-Frankrijk, grote delen van Duitsland en een klein deel van het Verenigd Koninkrijk komen daarom niet in aanmerking voor de regeling.
Geldigheid beschikking
Sinds 1 januari 2019 kennen beschikkingen voor de 30%-regeling een looptijd van maximaal 5 jaar. Van die looptijd trekt de belastingdienst het volgende af:
- periodes van verblijf of werk in Nederland die meer dan 25 jaar voor de datum van aankomst in Nederland zijn begonnen en minder dan 25 jaar voor de datum van aankomst in Nederland zijn geëindigd;
- periodes van verblijf of werk in Nederland in de 25 jaar voor de datum van aankomst in Nederland, waarbij de volgende periodes niet mee worden gerekend:
- periodes van maximaal 20 dagen per jaar waarin de werknemer in Nederland heeft gewerkt;
- periodes van maximaal 6 weken per jaar, of eenmalig 3 aaneengesloten maanden, waarin de werknemer in Nederland is geweest voor vakantie, familiebezoek of andere privé aangelegenheden;
- periodes waarin een werknemer in het buitenland werkte of verbleef, maar nog wel in dienst was.
De uiterlijke geldigheidsdatum staat vermeld in de beschikking. Zoals bovenstaand beschreven kan het dus voorkomen dat de einddatum wordt verkort. De 30%-regeling eindigt in ieder geval op de laatste dag van het loontijdvak na het tijdvak waarin de laatste werkdag valt.
Verplicht toetsen inkomen werkgever
De werkgever is verplicht om te toetsen of, gedurende de looptijd van de beschikking, de werknemer nog voldoet aan de inkomensnorm. Als het loon in het jaar lager is dan de inkomensnorm, vervalt de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari van dat jaar. De werkgever dient eerdere aangifte dan te corrigeren. Wanneer de arbeidsovereenkomst in de loop van het kalenderjaar begint of eindigt, herrekent de werkgever het loon naar het jaarloon. Voldoet de werknemer later wel weer aan de inkomensnorm, dan mag de werkgever de 30%-regeling niet meer toepassen. Bij een lager loon veroorzaakt door ouderschapsverlof of zwangerschapsverlof kan de werkgever uitgaan van het loon dat de werknemer zou genieten zonder dit verlof.
Werknemers met een mastertitel
Werknemers die in het wetenschappelijk onderwijs een Nederlandse mastertitel hebben behaald of een gelijkwaardige buitenlandse titel en voor wie de verlaagde inkomensnorm geldt moeten vanaf de maand na de maand waarin zij 30 jaar worden, voldoen aan de hogere norm (belastbaar inkomen van € 39.467,-exclusief de gerichte vrijstelling).
Aanvragen 30% regeling
Om gebruik te kunnen maken van de 30%-regeling dient de werkgever een beschikking aan te vragen bij de belastingdienst. Hiervoor kan het onderstaande aanvraagformulier worden gebruikt. Bovendien dienen er een aantal documenten te worden meegestuurd, te weten:
- kopie paspoort, inclusief identiteitsgegevens en gestempelde pagina’s;
- kopie arbeidsovereenkomst getekend door werkgever én werknemer;
- uitgebreid CV van de werknemer, inclusief diploma’s, certificaten, licenties en ervaring om de deskundigheid van de werknemer aan te tonen;
- verklaring werkgever omtrent specifieke deskundigheid werknemer, inclusief verklaring van de schaarste van deze deskundigheid op de Nederlandse arbeidsmarkt;
- indien van toepassing: ondertekend addendum 30%-regeling door werkgever én werknemer;
- indien van toepassing: kopie EU/EER verblijfsvergunning en/of tewerkstellingsvergunning;
- indien sprake van verlaagd inkomenscriterium: kopie behaald WO masterdiploma;
Wordt de 30%-regeling binnen 4 maanden na indiensttreding aangevraagd bij de belastingdienst, dan kan de werkgever de regeling met terugwerkende kracht toepassen. Wordt de aanvraag later dan 4 maanden na indiensttreding ingediend, dan kan de 30%-regeling worden toegepast vanaf de maand dat de aanvraag is ingediend bij de belastingdienst.
Klik hier voor het aanvraagformulier ‘Verzoek loonheffingen 30%-regeling 2023’
Inhoud regeling
De 30%-regeling houdt in dat de werkgever van een werknemer maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding mag aanwijzen als gericht vrijgestelde vergoeding voor de extraterritoriale kosten zonder dat hiervoor nadere bewijslast is vereist. Het maximum van 30% van het loon inclusief de vergoeding is gelijk aan 30/70 van het loon exclusief de vergoeding, waarbij rekening gehouden dient te worden met het deskundigheidsvereiste. Onder loon wordt verstaan: loon uit de tegenwoordige dienstbetrekking waarvoor de werkgever aangifte loonheffingen doet.
Voorbeeld 1
Het loon inclusief de vergoeding bedraagt € 60.000. De gericht vrijgestelde vergoeding van de extraterritoriale kosten is maximaal 30% x € 60.000 = € 18.000. Het loon minus de gerichte vrijstelling blijft ruim boven het inkomenscriterium. De volledige vrijstelling kan hierbij worden benut.
Voorbeeld 2
Het loon inclusief de vergoeding bedraagt € 40.000. Omdat het loon exclusief de vergoeding minimaal € 39.467 moet zijn, kan de werkgever een maximaal gericht vrijgestelde vergoeding aan de werknemer verstrekken van € 40.000 – € 39.467 = €553.
Voorbeeld 3
Het loon exclusief de vergoeding bedraagt € 40.000. De gericht vrijgestelde vergoeding voor de extraterritoriale kosten is maximaal 30/70 x € 40.000 = € 17.143.
Wanneer de werkgever meer dan het maximumbedrag vergoedt of verstrekt, dan geldt dit meerdere loon voor de loonheffingen. Zijn de in redelijkheid gemaakte, werkelijke kosten hoger dan de 30/70 van het loon, dan mag de werkgever er ook voor kiezen om de werkelijke kosten gericht vrijgesteld te vergoeden. Hiervoor geldt wel de verplichting om de kosten te kunnen aantonen.
Overige gericht vrijgestelde vergoedingen
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de 30%-regeling kan de werkgever ook de volgende kosten aanwijzen als gericht vrijgesteld vergoeding of verstrekking:
- verhuiskosten en de kosten voor het overbrengen en tijdelijke opslag van boedel;
- kosten voor een kennismakingsbezoek door de werknemer aan het bedrijf in het werkland;
- kosten voor het aanvragen van of omzetten van een tewerkstellingsvergunning;
- schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school. Hiervan is sprake wanneer:
- de opleiding op de betreffende school is gebaseerd op een buitenlands stelsel;
- de school of de afdeling vooral bedoeld is voor kinderen van uitgezonden werknemers.
Let op! De 30%-regeling geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen. Als de werknemer in Nederland verzekerd is voor de werknemersverzekeringen hoeft de werkgever over de gerichte vrijstelling volgens de 30%-regeling geen premies werknemersverzekeringen te berekenen.
Extraterritoriale kosten
Extraterritoriale kosten bestaan onder meer uit:
- de extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in het werkland dan in het land van herkomst, zoals extra uitgaven voor maaltijden, gas, water en licht (cost of living allowance);
- de kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel met het gezin, om bijvoorbeeld te zoeken naar een woning of een school;
- de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen;
- de kosten voor medische keuringen en vaccinaties (ook van gezinsleden);
- de dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen, bijvoorbeeld hotelkosten;
- de (1e) huisvestingskosten;
- Alleen de (1e) huisvestingskosten die uitkomen boven 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, zijn extraterritoriale kosten.
- de kosten voor opslag van het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd naar het werkland;
- de reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging;
- de extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst; Hierbij geldt een maximum van € 1.000 per werknemer.
- de cursuskosten om de taal van het werkland te leren voor de werknemer en voor de gezinsleden die bij hem verblijven;
- de extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst;
- de kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een zogenoemde E101-verklaring of een formulier A1/certificate of coverage;
- schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school. Hiervan is sprake als:
- de opleiding op de betreffende (afdeling van de) school is gebaseerd op een buitenlands stelsel;
- de school of de afdeling vooral bedoeld is voor kinderen van uitgezonden werknemers.
De volgende kosten zijn geen extraterritoriale kosten en deze mag de werkgever dus niet gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken:
- de uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance);
- de vermogensverliezen – de aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee);
- de compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization).
Let op! Alleen wanneer de werkgever aannemelijk kan maken dat de totale in redelijkheid gemaakte extraterritoriale kosten méér bedragen dan 30% van het loon inclusief de vergoeding, mag de werkgever de werkelijk gemaakte kosten aanwijzen als gericht vrijgestelde vergoeding. Daarvoor gelden geen normeringen of beperkingen.
Loonadministratie en aangifte loonheffingen
De werkgever heeft voor werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling dezelfde administratieve verplichtingen als voor andere werknemers. Wanneer de 30%-regeling wordt toegepast moet de werkgever wel extra aandacht besteden aan de vergoedingen en verstrekkingen die mogelijk naast de 30%-regeling worden betaald of verstrekt. Het is namelijk niet toegestaan om naast de 30%-regeling ook de werkelijk, gemaakte extraterritoriale kosten gericht vrijgesteld te vergoeden of te verstrekken.
Wisseling van werkgever
Als de werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselt, blijft de beschikking van de 30%-regeling geldig zolang de werknemer ook bij de nieuwe werkgever aan de voorwaarden van de regeling voldoet.
Voor een werknemer die gedurende de looptijd van de beschikking overstapt naar een nieuwe werkgever, kan onder voorwaarden de 30%-regeling van toepassing blijven. De nieuwe werkgever moet dan samen met de werknemer een nieuw verzoek indienen binnen 3 maanden na afloop van de oude baan. Meer informatie over het wisselen van werkgever is te krijgen bij de belastingtelefoon.
Bij uitzending binnen het concern kan het zijn dat de werknemer formeel in dienst blijft bij de oude (buitenlandse) werkgever. Ook in die situatie kan de werkgever onder voorwaarden gebruikmaken van de 30%-regeling, bijvoorbeeld door de werknemer op te nemen in de salarisadministratie van het Nederlandse concernonderdeel. Meer informatie hierover is te krijgen bij de belastingtelefoon.
- Belastingtelefoon Nederland 0800 – 0543
- Belastingtelefoon buitenland +3155 538 53 85
Klik hier voor het aanvraagformulier ‘Verzoek loonheffingen 30%-regeling 2023’