HR gesprekscyslus
De gesprekscyclus, ook wel de HR-cyclus of gesprekkencyclus genoemd, omvat alle momenten waarop leidinggevende met medewerkers praten over hun ontwikkeling. De gesprekscyclus kan op verschillende manieren worden ingericht. Zo werken veel organisaties nog met een traditionele jaarcyclus. In de traditionele gesprekscyclus vind je drie vaste momenten terug:
Deze zullen alle drie op deze pagina worden toegelicht. Daarnaast zal worden ingegaan op een nieuwe stijl waar organisaties steeds vaker gebruik van maken om medewerkers te beoordelen. Steeds meer organisaties maken naast de traditionele jaarcyclus namelijk ook gebruik van de continue dialoog. Deze stijl heeft als uitgangspunt dat er sprake is van een continue dialoog tussen de manager en de medewerkers over de groei en ontwikkeling van de medewerkers. Verderop op deze pagina zal deze nieuwe vorm van beoordelen verder worden toegelicht.
Planningsgesprek
Aan het begin van elk jaar is het goed om een planningsgesprek met je werknemer te hebben. Tijdens dit gesprek kun je vanuit de doelstellingen die je als organisatie hebt met werknemers resultaatafspraken op individueel niveau maken. De gemaakte plannings- en resultaatafspraken vormen vervolgens de basis voor het tussentijdse evaluatiemoment (over voortgang- en functioneren). Het planningsgesprek kent de volgende onderdelen:
- Kerntaken en competenties
Deze zijn afgeleid van de functiebeschrijving en worden in principe één keer vastgesteld. Per functie zijn kerntaken vastgesteld. Voor de competenties geldt het volledige competentieprofiel zoals dat in de functiebeschrijving wordt opgenomen. - Werkafspraken
Afspraken moeten worden gemaakt over concrete (SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) te behalen resultaten in het beoordelingsjaar. Het kunnen afspraken zijn die direct afgeleid zijn van een kerntaak of andere afspraken die af te leiden zijn uit het jaarplan. Vooraf wordt bepaald hoeveel werkafspraken meetellen voor de beoordeling. - Ontwikkelafspraken
Hier worden afspraken gemaakt over (persoonlijke) ontwikkeling. Het kunnen afspraken zijn die afgeleid worden van de gewenste ontwikkeling binnen een competentie, ontwikkelingsafspraken die te maken hebben met het op peil houden van specifieke kennis en vaardigheden, specifiek gedrag, etcetera. Afspraken hoeven niet altijd te bestaan uit een opleidingsafspraak of een training, maar kunnen ook geformuleerd worden in termen van te vertonen gedrag dan wel de aanwezigheid van specifieke kennis of vaardigheden. Het aantal ontwikkelafspraken dat meetelt voor de beoordeling is vastgesteld op minimaal één.
Desgewenst kunnen ook nog de onderstaande onderwerpen worden besproken en vast onderdeel van de agenda zijn:
- kernwaarden van de organisatie;
- 360º feedbackmethode;
- werkomstandigheden;
- loopbaanwensen;
- feedback op het leidinggeven;
- vastlegging.
Waar mogelijk, kan de voorbereiding en het vastleggen van het planningsgesprek door de medewerker worden gedaan. In die gevallen waar dat niet wenselijk is, vindt nader overleg plaats tussen leidinggevende en medewerker. De redenen voor deze keuze zijn als volgt. Het is vanzelfsprekend dat medewerkers ook verantwoordelijk zijn voor hun loopbaan en het functioneren. Leidinggevenden kunnen coachen, stimuleren en faciliteren. In dat kader past het dat de (inhoudelijke en administratieve) voorbereiding en afhandeling door de medewerker wordt gedaan. Anderzijds kan hierbij tegemoet worden gekomen aan de klacht van leidinggevenden dat ze veel last ervaren van de administratieve afhandeling. Een bijkomend voordeel is dat medewerkers nu zelf de snelheid van afhandeling kunnen bepalen, een punt waar medewerkers in het verleden wel eens een klachten over uitten.
Als leidraad voor het planningsgesprek is het onderstaande formulier te gebruiken.
Functioneringsgesprek
Tijdens het halfjaarlijkse evaluatiemoment heb je de mogelijkheid om samen te spreken over de huidige stand van zaken ten aanzien van de gemaakte plannings- en resultaatafspraken. Samen bespreek je wat goed gaat, wat beter kan, waarin nog ontwikkelingsmogelijkheden worden gezien en wat je werknemer nodig heeft om zijn werk goed uit te kunnen voeren en zich verder te ontwikkelen.
Het succes van een sportorganisatie hangt nauw samen met de kwaliteit van de uitgevoerde taken en de motivatie van iedereen die binnen die organisatie werkt. Als er afspraken worden gemaakt over de kwaliteit van het werk of de dienstverlening, hoeft dit echter niet te leiden tot het gewenste resultaat. Immers, dat resultaat hangt niet af van de afspraken, maar van de uitvoering daarvan door de medewerkers. Zij zullen de genomen beslissingen moeten accepteren. Pas wanneer iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft en goed gemotiveerd is, kan het resultaat optimaal zijn.
Succesformule
Samengevat in een formule betekent dit dat het effect van een besluit of afspraak (E) afhankelijk is van de kwaliteit (K) van het besluit vermenigvuldigd met de acceptatie van het besluit (A). De succesformule is: E = K x A.
Kern van het gesprek
Voldoende draagvlak en grote betrokkenheid bij de medewerkers optimaliseren de uitvoering van een besluit en dus van de kwaliteit van het werk of de dienstverlening. In een functioneringsgesprek is het daarom belangrijk dat de medewerker initiatief neemt tot het oplossen van problemen die door beide gespreksdeelnemers zijn ingebracht. Mensen stellen zich nu eenmaal gemakkelijker achter een bepaald plan als ze het zelf gelanceerd hebben. De kern van een gesprek over het functioneren van medewerkers bestaat dan ook uit het bespreken van dat draagvlak en de motivatie.
Ook is dit een mooi moment om samen stil te staan bij de toekomst en de ambities en wensen van zowel werknemer als organisatie te bespreken. Verder kun je belangrijke organisatie specifieke of algemene thema’s aan bod laten komen tijdens dit gesprek. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een thema als werkdruk. Op deze pagina zal verder worden ingegaan op hoe je een functioneringsgesprek kan voorbereiden, wat het doel ervan is en hoe zo’n gesprek er inhoudelijk uitziet. Als leidraad voor het functioneringsgesprek is het onderstaande formulier te gebruiken.
Voorbereiding functioneringsgesprek
Om de medewerker voldoende gelegenheid te geven zich voor te bereiden op het functioneringsgesprek, is er ten minste twee weken van tevoren een kort voorgesprek. Dit gesprek hoeft niet langer te duren dan vijf à tien minuten. Hierin wordt de medewerker gevraagd bespreekpunten te maken en alvast na te denken over de mogelijke oplossingen. Eventuele weerstand wordt daarmee vaak weggenomen. Ten slotte wordt er een afspraak gemaakt voor het functioneringsgesprek zelf.
Een sportbestuur of directie doet er goed aan niet te veel mensen met het voeren van functioneringsgesprekken te belasten. Het komt de eenduidigheid en de kwaliteit van de gesprekken ten goede als een beperkt aantal mensen deze taak uitvoert. Wanneer een sportorganisatie echter veel betaalde krachten en vrijwilligers heeft, is dit haast onmogelijk en worden de gesprekken door meerdere mensen gedaan. De gesprekken moeten in elk geval op min of meer dezelfde manier worden gevoerd. Met name als het gaat om de planning en het vastleggen van afspraken is eenduidigheid belangrijk.
Problemen oplossen
Een functioneringsgesprek blijft niet steken in het benoemen van problemen, maar richt zich voornamelijk op het inventariseren en oplossen ervan. Onderstaande vragen kunnen als hulpmiddel bij de voorbereiding van een functioneringsgesprek dienen:
- Wat wil ik in dit functioneringsgesprek bereiken?
- Wat wil ik in ieder geval vertellen aan de medewerker?
- Welke reactie(s) kan ik van hem/haar verwachten?
- Op welke manieren kan ik de situatie het beste aanpakken?
- Welke kies ik en waarom denk ik dat die de beste is?
Tips voor het functioneringsgesprek
- zorg dat het gesprek in een rustige ruimte plaatsvindt;
- maak ruim van tevoren een afspraak en neem er de tijd voor;
- geef de medewerker de kans zich goed voor te bereiden en na te denken over specifieke bespreekpunten;
- bereid je goed voor op het gesprek. Lees het functieprofiel van de merkwerker nog eens door en vorm een mening over de functievervulling;
- zorg voor een echt gesprek met ruimte voor wederzijdse uitwisseling van ideeën en meningen en een gelijkwaardige positie. Bedenk dat er minimaal een gezamenlijk belang is en veelal een gedeelde hobby (de sportorganisatie). Dat schept een band;
- geef de medewerker ruimte, vraag door en toon belangstelling;
- aarzel niet ook de eigen mening naar voren te brengen;
- sluit elk onderwerp af met een samenvatting of afspraak;
- voorkom onduidelijkheid door geen gespreksonderwerpen door elkaar heen te laten lopen;
- vraag aan het eind of het gesprek voldaan heeft aan de verwachtingen. Geef hierover ook zelf duidelijkheid.
Onderdelen van het gesprek
Het voortgangs-/functioneringsgesprek kent enkele vaste onderdelen en vindt bij hoge voorkeur uiterlijk halverwege het jaar plaats.
- Ervaringen medewerker en werkgever
Je bespreekt op een informele manier met de medewerker de tevredenheid over zijn werk, de arbeidsomstandigheden, de collega’s en het management. - Afspraken
In het voortgangsgesprek wordt de voortgang en stand van zaken besproken van de gemaakte afspraken (werkafspraken, ontwikkelafspraken en overige afspraken). - Eventuele bijstelling
Het is mogelijk dat er redenen of omstandigheden zijn om tot bijstelling van afspraken te komen. Deze kunnen dan hier worden besproken en vastgelegd. - Vastlegging
Vastgesteld is dat de voorbereiding en het vastleggen van het voortgangsgesprek eveneens door de medewerker geschiedt. In die gevallen waar dat niet wenselijk is, vindt nader overleg plaats tussen leidinggevende en medewerker.
Besluitvorming
Het gesprek kan uiteindelijk resulteren in besluiten over:
- bijstelling takenpakket;
- wijziging taakstelling;
- scholing of opleiding.
Afspraken nakomen!
Intussen moeten natuurlijk ook de gemaakte afspraken worden nagekomen. Het is verstandig dat de eindverantwoordelijke hierbij de vinger aan de pols houdt en tussentijds informeert. Hier zou een goede gewoonte uit kunnen ontstaan: informeren naar de prestaties, vragen, luisteren, uitwisselen en elkaar opnieuw motiveren.
Verbeterplannen
Alle functioneringsgesprekken samen bieden een sportorganisatie een goed totaalbeeld. De conclusies die voor de gehele sportorganisatie van belang (kunnen) zijn, worden geïnventariseerd. Waar nodig leiden deze tot concrete verbeterplannen.
Inhoud functioneringsgesprek
Eenmaal met elkaar aan tafel, moet in een functioneringsgesprek over concrete zaken gesproken worden. Ook al is het gesprek bepaald geen vergadering, het is toch belangrijk een goede agenda op te stellen. Lees verder als je meer wilt weten over de volgorde van de agenda, mogelijke gespreksonderwerpen en hoe je de afspraken SMART kunt maken. Bekijk ook de checklist met gespreksonderwerpen.Hoewel het gesprek vooral niet te veel een vergadering met agenda moet worden, is het toch handig een volgorde aan te houden. Een mogelijke agenda zou kunnen zijn:
- samen alle bijzondere bespreekpunten inventariseren;
- de onderwerpen van de medewerker bespreken;
- de onderwerpen van de eindverantwoordelijke bespreken;
- afspraken uit het verleden evalueren;
- nieuwe afspraken vastleggen;
- het gesprek prettig afronden.
Deze volgorde is ook prima te gebruiken voor het gespreksformulier. Dat hoeft bepaald geen boek met mooie teksten te worden; het is voldoende om kort en krachtig de onderwerpen te benoemen en de conclusies en afspraken vast te leggen.
De agendapunten zijn verder uitgewerkt in het gespreksmodel functioneringsgesprek.
Onderwerpen
De belangrijkste onderwerpen die aan de orde komen in het functioneringsgesprek zijn:
- inhoud van de functie;
- arbeidsomstandigheden;
- werkrelatie;
- ontwikkelmogelijkheden.
Natuurlijk worden daarbij ook eerder gemaakte afspraken geëvalueerd en wordt vooruitgeblikt naar toekomstige ontwikkelingen.
De onderwerpen zijn uitgewerkt in een checklist gespreksonderwerpen in een functioneringsgesprek.
Concrete afspraken
Per onderwerp van gesprek zijn concrete afspraken te maken. Het is verstandig die afspraken duidelijk te maken en vast te leggen. Benoem steeds waar het over gaat, maak de afspraken meetbaar en zorg ervoor dat ze acceptabel en realistisch zijn. Spreek bovendien een tijdsperiode af waarbinnen de afgesproken doelen gerealiseerd moeten zijn. Met andere woorden: maak de afspraken dus SMART:
- specifiek;
- meetbaar;
- acceptabel;
- realistisch;
- tijdgebonden.
Houd ook bij het maken van afspraken steeds voor ogen dat het om een gesprek gaat en niet om eenrichtingsverkeer. Het belangrijkste doel is immers het motiveren en gemotiveerd houden van de medewerkers!
Verslaglegging
Aan het einde van het functioneringsgesprek worden de gemaakte afspraken nogmaals doorgenomen. Op een speciaal ontworpen formulier doet de eindverantwoordelijke beknopt verslag van de besproken zaken. Tevens worden de gemaakte afspraken vastgelegd. De ‘verplichting’ die eindverantwoordelijke en medewerker met elkaar aangaan, is bedoeld om met elkaar in gesprek te blijven, niet om elkaar af te straffen als het mislukt. Vanzelfsprekend stel je vast of de medewerker zich in de tekst van het verslag kan vinden. Los daarvan moet de medewerker de mogelijkheid hebben het verslag van commentaar te voorzien.
Beoordelingsgesprek
Aan het eind van het jaar heb je een beoordelingsgesprek waarbij je samen terugkijkt op het afgelopen jaar. Je evalueert de gemaakte plannings- en resultaatafspraken beoordeelt de prestaties van je werknemer.
Om handvatten te geven om een beoordelingsgesprek te voeren en op een juiste wijze uit te oefenen bieden wij voorbeeld-beoordelingsformulieren en hebben wij een eigen tool ontwikkeld waarmee je zelf een compleet ingevuld beoordelingsformulier met competenties kunt opstellen.
Het beoordelingsgesprek staat in logisch verband met het plannings- en het functioneringsgesprek. De beoordeling die in het beoordelingsgesprek wordt gedaan (of bekendgemaakt) is gebaseerd op de afspraken die aan het begin van het jaar zijn gemaakt en de mate waarin die afspraken door de medewerker zijn nagekomen. De tussentijdse evaluatie van de afspraken halverwege het jaar helpt je bij het maken van een afgewogen beslissing.
Het beoordelingsgesprek kent de volgende onderdelen:
- mededeling van totaalbeoordeling en toelichting door de leidinggevende;
- salarisconsequentie voor komend jaar;
- toelichting op beoordeling van kerntaken door leidinggevende;
- toelichting op beoordeling van competenties eventueel mede aan de hand van 360º feedbackmethode door leidinggevende;
- toelichting op beoordeling van werk- en ontwikkelafspraken door leidinggevende;
- reactie medewerker;
- schriftelijke bevestiging van de totaalbeoordeling en salarisconsequentie voor het komende jaar.
Via de onderstaande links is informatie te vinden over relevante onderwerpen:
Het is mogelijk om een beoordelings- en ontwikkelingsgesprek gelijktijdig te voeren, onderstaand een voorbeeld formulier.
Continue dialoog
Continue dialoog is de benaming voor een nieuwe stijl die is ontwikkeld om medewerkers te beoordelen. Deze stijl heeft als uitgangspunt dat medewerkers veel meer zelf de regie krijgen over hun eigen ontwikkeling en dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het opstellen van doelen. Bij deze stijl draait het niet meer om de drie vaste gespreksmomenten, zoals hierboven besproken. Medewerkers en leidinggevenden zijn bij deze stijl continu met elkaar in gesprek over groei en ontwikkeling.
Steeds meer organisaties maken naast de traditionele gesprekscyclus gebruik van de continue dialoog. Dit omdat feedback beter direct na de afronding (of zelfs nog tijdens de werkzaamheden) kan worden gegeven omdat de medewerker er dan gelijk op kan acteren en niet pas maanden later tijdens een formeel gesprek. Een goede tool kan het proces ondersteunen.
Meer informatie
Wil je meer informatie over HR-zaken? Neem dan contact op met de WOS via info@sportwerkgever.nl.