FAQ Sport RI&E

Is iedere werkgever verplicht een RI&E op te stellen, inclusief plan van aanpak?
Een sportvereniging of sportorganisatie die in totaal voor minimaal veertig uur per week betaalde krachten in dienst heeft is verplicht een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uit te voeren. Sportverenigingen kunnen hierbij gebruikmaken van de Sport RI&E van de WOS.

Hoewel een sportvereniging met enkel vrijwilligers of met betaalde krachten voor minder dan veertig uur per week niet RI&E-plichtig is, doet ook die sportvereniging er goed aan een RI&E uit te voeren, omdat het bestuur van zo’n sportvereniging ook aansprakelijk kan worden gesteld voor schade door ziekte of een ongeval. Daarnaast is het hebben van een actuele RI&E vaak verplicht gesteld in de polisvoorwaarden van een aansprakelijkheidsverzekering. Doordat bestuurders van sportverenigingen dit niet altijd weten, kunnen er problemen ontstaan.

Het toepassen van de Sport RI&E leidt tot een plan van aanpak aan de hand waarvan de risico’s, die in een sportorganisatie bestaan, kunnen worden aangepakt. Bij de uitwerking van het plan van aanpak kan een ander handig instrument, de handleiding Arbo, worden gebruikt.

Hoe wordt het aantal werknemers bepaald voor het criterum van maximaal 25 werknemers voor toetsingsvrijstelling?
De wetgever kijkt naar het aantal arbeidsovereenkomsten en dus niet naar het aantal FTE’s. Ook stagiairs worden hierin meegeteld.

Holdings, BV’s en Vestigingen
Voor organisaties of locaties die onderdeel uitmaken van een grotere organisatie geldt dat wanneer de organisatie of locatie een autonome verantwoordelijkheid heeft met betrekking tot investeringsbeslissingen en/of een eigen budget heeft voor arbo met eigen sturingsmogelijkheden, het aantal werknemers in de organisatie of locatie geteld wordt. Worden dit soort beslissingen op hoger niveau genomen, dan telt men het aantal werknemers van de totale organisatie of locatie. Dus ook bij locaties van een grotere organisatie telt men in dat geval de werknemers van de hele organisatie.

Detachering van personen
Wanneer de inlenende sportorganisatie bepaalt hoe de gedetacheerde medewerkers exact werken, wat er gedaan moet worden, hoe er gewerkt moet worden etc., dan dient de inlenende sportorganisatie deze medewerkers te beschouwen als ‘gewone’ werknemers. Dit betekent dat de sportorganisatie verplicht is voor de werkzaamheden van deze medewerkers een RI&E op te stellen en dat deze ook meegeteld moeten worden voor het bepalen van het aantal werknemers. Werken de gedetacheerde medewerkers min of meer autonoom, dan worden de medewerkers meegeteld bij het detacheringsbedrijf.

Inhuur van bedrijven
Bedrijven die worden ingehuurd zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een RI&E voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn: de inhuur van bedrijven die regelmatig het kopieerapparaat onderhouden of het inhuren van een loodgieter. De onderhoudsmensen van het kopieerapparaat en de loodgieter tellen niet mee bij het bepalen van het aantal mensen in het bedrijf.

Bij wisselende aantallen in een jaar
Er wordt gekeken naar het gemiddeld aantal personeelsleden per jaar. Daarbij geldt niet het aantal FTE’s, maar het aantal daadwerkelijke personen.

Wat is de rol van het medezeggenschapsorgaan bij het opstellen van de RI&E?
De OR en PVT (personeelsvertegenwoordiging) hebben op het gebied van regelingen m.b.t. arbeidsomstandigheden een instemmingsrecht. Dit is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ten aanzien van de RI&E houdt dit in dat de OR / PVT moet instemmen met:

• het RI&E-instrument dat het bedrijf wil gebruiken;
• de manier waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan het basiscontract met de arbodienst of arbodeskundige die onder andere betrokken wordt voor het toetsen van de RI&E;
• de getoetste RI&E en het plan van aanpak;
• het bijstellen van de RI&E (bijvoorbeeld wanneer de RI&E is geactualiseerd) en het plan van aanpak.

Meer informatie over de rol van de OR/ PVT bij het arbeidsomstandighedenbeleid in organisaties is ook te vinden op het Arboportaal.

Wat als een organisatie geen RI&E heeft?
Bent u wel RI&E-plichtig, maar heeft u geen RI&E uitgevoerd, dan kunt u een boete krijgen op het moment dat de Inspectie SZW een bezoek aflegt. Ook wanneer zich een ongeval voordoet, wordt naar de RI&E gevraagd. Het niet kunnen tonen van de RI&E levert een boete op of zelfs een proces-verbaal

Wanneer moet een RI&E getoetst worden?
Niet iedere organisatie hoeft zijn RI&E te laten toetsen. Het toetsen van de RI&E hangt af van de grootte van de sportorganisatie en het soort RI&E-instrument dat gebruikt wordt. Onderstaand wordt deze toetsingsverplichting toegelicht voor verschillende situaties.

Organisaties met meer dan 25 werknemers
Organisaties met meer dan 25 werknemers moeten hun RI&E-instrument op de gewone wijze laten toetsen. Nadat de RI&E is opgesteld, dient deze te worden getoetst. De wet verplicht dat de RI&E door een gecertificeerde arbodienst/deskundige getoetst wordt. Een gecertificeerde arbodienst/deskundige toetst de RI&E en adviseert bij het plan van aanpak. Die kijkt of alle risico’s op de lijst staan, of de situatie in het bedrijf goed is weergegeven en of de laatste normen en richtlijnen zijn gebruikt. De WOS heeft voor haar leden met twee gecertificeerde toetsings- kerndeskundige gunstige afspraken gemaakt.

Organisaties met ten hoogste 40 uur arbeid per week
Organisaties die voor maximaal 40 uur per week arbeid laten verrichten (alle werknemers bij elkaar opgeteld) moeten een RI&E hebben, maar hoeven dat document niet te laten toetsen. Deze organisaties mogen daarnaast ook gebruik maken van de ‘Checklist Gezondheidsrisico’s’. Dit is een verkorte versie van de RI&E.

Organisaties met ten hoogste 25 werknemers
Organisaties met maximaal 25 werknemers die voor het opstellen van de RI&E gebruik maken van een door het Steunpunt-RI&E erkend RI&E-instrument, zoals de Sport RI&E, hoeven hun RI&E niet te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst/arbodeskundige. De betreffende sportorganisatie moet, om in aanmerking te komen voor de vrijstelling van toetsing, wel vallen onder de branche waarvan het RI&E-instrument gebruikt wordt.

Geen erkenning
Indien het RI&E-instrument niet is voorzien van een erkenningsicoontje, dan dient de RI&E op de gewone wijze getoetst te worden. Dit houdt in dat de arbodienst/deskundige de RI&E toetst. Let op: voor het tellen van het aantal medewerkers geldt niet het aantal FTE’s, maar het aantal daadwerkelijke personen.

Wat zijn de kosten voor het toetsen van de RI&E?
De kosten voor het toetsen van de RI&E liggen niet vast. De kosten kunnen tussen arbodiensten en deskundigen verschillen. De WOS heeft voor haar leden twee toetsings-/kerndeskundigen die tegen gunstige prijscondities en tegen goede kwaliteit de RI&E kunnen toetsen.

Hoe lang moeten de RI&E en het Plan van Aanpak bewaard worden?
In de Arbowetgeving worden geen termijnen aangegeven voor het bewaren van stukken, dus ook niet van de RI&E. Een wettelijke verplichting is er dus niet. Toch doet u er verstandig aan om de RI&E en de Plannen van Aanpak zeker voor een termijn van vijf jaar te bewaren. De belangrijkste reden hiervoor is dat de organisatie bij een (civielrechtelijke) aansprakelijkheidsclaim (bijv. een schadevergoeding voor een werknemer) moet kunnen aantonen dat er voldaan is aan de zorgverplichting richting de werknemers. Ook de Inspectie SZW kan naar de RI&E vragen tijdens een bezoek.

Geldt de RI&E-verplichting ook voor een organisatie waar alleen vrijwilligers werken?
In de Arboregelgeving zijn ook regels opgenomen die gelden voor organisaties waar alleen gewerkt wordt met vrijwilligers. In artikel 9.5a van het Arbobesluit is aangegeven welke artikelen uit de Arbowet en het Arbobesluit nageleefd moeten door organisaties waar vrijwilligers werken. De RI&E is één zo’n verplichting. De RI&E hoeft echter alleen uitgevoerd te worden als in de organisatie gewerkt wordt met gevaarlijke stoffen en/of biologische agentia.

Wat zijn biologische agentia?:
Biologische agentia zijn levende organismen, die vaak zo klein zijn dat je ze meestal niet kunt zien. Zij komen in veel sectoren voor. Tot deze agentia behoren bacteriën, virussen, schimmels (gisten) en parasieten.

Is een zzp’er verplicht een RI&E uit te voeren?
Nee, op basis van de Arbowet zijn zzp’ers niet verplicht een RI&E uit te voeren. De RI&E-verplichting geldt alleen voor organisaties met personeel. Hoewel zzp’ers niet officieel in dienst zijn bij een organisatie, kan het voorkomen dat ze door de Inspectie SZW als werkgever of werknemer worden gezien. Een zzp’er is volgens de Arbowet iemand die arbeid verricht en dit niet doet als werkgever of werknemer. Een ‘werknemer’ is volgens de Arbowet: “iemand met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling bij een werkgever”. Een zzp’er wordt gezien als werkgever wanneer hij/zij mensen in dienst neemt en/of gebruikmaakt van de diensten van stagiaires en/of uitzendkrachten. Ook geldt de RI&E-verplichting als een zzp’er een andere zzp’er inhuurt en gezag uitoefent over de werkzaamheden van de ingehuurde zzp’er.

Is een organisatie met meerdere locaties verplicht om voor iedere locatie apart een RI&E uit te voeren?
De Arbowet kent geen onderscheid tussen locaties of vestigingen. De RI&E dient alle aspecten van het werk te omvatten. Dat betekent dat voor iedere werkplek en dus ook voor elke locatie de risico’s in kaart gebracht moeten worden, temeer daar de risico’s ook kunnen verschillen per locatie (denk aan brandpreventie, BHV, lawaai etc.). Dit neemt niet weg dat een aantal aspecten met betrekking tot de RI&E min of meer identiek kan zijn (denk aan arbeidstijden, werkdruk etc.). Kortom: ja, voor ieder afzonderlijke locatie moeten de risico’s geïnventariseerd en geëvalueerd worden in de RI&E. Sommige van die risico’s kunnen voor alle vestigingen/locaties gelijk zijn.

Is een werkgever die gevestigd is in een huurpand, verplicht een RI&E uit te voeren?
Ja, iedere werkgever in Nederland is verplicht een RI&E uit te voeren. Het maakt hierbij niet uit of de organisatie in een huurpand is gevestigd of niet. Indien er knelpunten uit de RI&E naar voren komen die betrekking hebben op het pand, is de werkgever op basis van de Arbowet verantwoordelijk voor het oplossen van deze knelpunten.
In de praktijk blijkt dat huurders zich tot de verhuurder richten wanneer er knelpunten uit de RI&E naar voren komen die betrekking hebben op het pand. In de huurovereenkomst is vaak geregeld wie voor dergelijke knelpunten verantwoordelijk is.

Moeten bedrijven die gezamenlijk in een pand zitten allemaal een aparte RI&E maken of kunnen zij volstaan met één gezamenlijke RI&E?
Elke werkgever is verplicht een eigen RI&E op te stellen, inclusief plan van aanpak. Dat er meer organisaties in één pand gevestigd zijn maakt hierbij niet uit. Uit de RI&E en het plan van aanpak kunnen punten komen die zowel individueel als gezamenlijk geregeld moeten worden. Het is bovendien aan te raden om op sommige gebieden samen te werken met de andere organisaties in het pand, zoals BHV en ontruiming. Ook zijn sommige verantwoordelijkheden vastgelegd in het huurcontract, bijvoorbeeld met betrekking tot brandveiligheid. De huurders kunnen de verhuurder hier op aanspreken.

Moet een organisatie ook een RI&E opstellen voor de werknemers van een ingehuurd bedrijf?
Nee, de bedrijven die worden ingehuurd zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een RI&E voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. Ook wanneer deze werkzaamheden op een andere locatie worden uitgevoerd.
De inhurende organisatie is wel verantwoordelijk voor het voorkomen van gevaar voor gasten (in de Arbowet omschreven als derden); hier vallen ook de werknemers van het ingehuurde bedrijf onder. Uw gasten mogen niet het slachtoffer worden van uw organisatieactiviteiten. U moet uw gasten waarschuwen/informeren over gevaarlijke situaties in de organisatie, zoals losliggende traptreden of vorkheftrucks die door de organisatie rijden. Bij de inhuur van uitzendkrachten is de inlenende organisatie wel verplicht een RI&E op te stellen voor de ingehuurde werknemers.

Hoe lang is mijn RI&E geldig?
De werkgever moet er voor zorgen dat de RI&E aansluit bij de actuele ontwikkelingen in de organisatie. Ondanks dat er in de Arbowet geen geldigheidstermijnen worden genoemd is het te adviseren om de RI&E eens in de zoveel tijd (bijvoorbeeld eens in de 3 jaar) na te kijken.

Maar als u grote aanpassingen in uw sportorganisatie aanbrengt, moet u de RI&E ook aanpassen. Nieuwe machines, een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie? Veranderingen in uw sportorganisatie betekenen een aangepaste RI&E. U inventariseert dan opnieuw welke risico’s er in uw organisatie spelen. Anderzijds kunnen ook ontwikkelingen in wetgeving een reden zijn om uw RI&E aan te passen. In ieder geval is het van belang dat het bijbehorende plan van aanpak aantoonbaar actueel te houden.

Deze teksten zijn afkomstig van het Steunpunt RI&E-instrumenten (www.rie.nl).