Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag, zoals agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, intimidatie, pesten, discriminatie en racisme. Het positioneren van een vertrouwenspersoon werkt zowel preventief als corrigerend in een organisatie. Daaruit volgt uiteraard dat meldingen bij een vertrouwenspersoon door de organisatie volledig en integer volgens een vastgesteld proces (intern klachten reglement/ meldregeling) worden opgelost. De taken en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon op hoofdlijnen: 

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van klagers/melders;
2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie;
3. Gevraagd en ongevraagd adviseren van de directie, bestuur/ RvT.

De vertrouwenspersoon staat in het oplossingsproces naast de melder (ondersteunt met zoeken naar een informele oplossing) en heeft hiertoe verschillende taken waaronder: 

1. De eerste opvang, begeleiding en ondersteuning

• Het opvangen van de persoon die ongewenste omgangsvormen heeft gemeld;
• Het zorgdragen voor voldoende veiligheid in het gesprek, zodat deze zich vrij voelt om te vertellen wat er is gebeurd;
• Het zorgen voor opvang en advies bij meldingen die betrekking hebben op (vermoedens van) misstanden c.q. integriteitsschendingen.
• Het gezamenlijk met de persoon die de melding doet, zoeken naar de meest optimale oplossing van het conflict die bevredigend is, in die zin dat de persoon zelf (die ongewenste omgangsvorm heeft gemeld) weer ‘normaal’ het werk kan verrichten;
• Het bevestigen dat het legitiem is om last te ervaren van bepaalde bejegeningen waardoor de persoon zelf stappen/maatregelen durft te nemen;

2. Verwijst indien gewenst naar:

• Een deskundige zoals een mediator, jurist, huisarts, bedrijfsarts, maatschappelijk werk of psychotherapeut;
• De klachtencommissie en ondersteunt hierin;
• De politie (bij strafbare feiten) en ondersteunt bij het doen van de aangifte;
• een leidinggevende of P&O/HRM om te  interveniëren in een conflict vanwege ongewenste omgangsvormen.

3. Bieden van voorlichting binnen de organisatie

• Het geven van voorlichting en het informeren over de werkwijze in verband met het opvangen en begeleiden van een mogelijke melder en de manier waarop een melder de vertrouwenspersoon kan benaderen;
• Het voorstellen in teams, op afdelingen en bij de introductie van nieuwe medewerkers;
• Presenteert zich in een personeelsblad (papier/digitaal) en op intranet;
• Is opgenomen in het Personeelshandboek en Arbobeleid van de organisatie;
• Presenteert zich regelmatig door middel van een column te schrijven, een stukje in de nieuwsbrief of andere uitingen voor de medewerkers.

4. Advisering

• Geeft gevraagd advies aan het management over knelpunten in het arbobeleid waar desbetreffend thema onderdeel van is;
• Geeft ongevraagd advies aan het management over knelpunten in het beleid;
• Heeft tenminste jaarlijks overleg met het directie (directie, RvT/ bestuur, het medezeggenschapsorgaan);
• Maakt een jaarverslag en analyseert de behandelde zaken;
• Zal proactief de leiding (geanonimiseerd) op de hoogte brengen bij bejegening/problemen op een bepaalde afdeling.

De werknemer kan, zonder de werkgever in te lichten, de vertrouwenspersoon inschakelen. Alles wat de werknemer bespreekt, valt onder beroepsgeheim en is dus vertrouwelijk.

Externe of interne vertrouwenspersoon
Organisaties kunnen in afstemming met hun medezeggenschap (instemmingsplichtig) ervoor kiezen om een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. 

1. Externe vertrouwenspersoon: individueel op afroep; 
2. Interne vertrouwenspersoon: werkzaam in de eigen organisatie;
3. Een combinatie: in een samenwerking van een collectief sportverband (meerdere sportorganisaties) op en in te zetten. 

1. Extern vertrouwenspersoon
Sportorganisaties zijn niet altijd zelf in staat een vertrouwenspersoon te organiseren en de WOS vindt het vanuit goed werkgeverschap belangrijk dat organisaties dit inrichten. Daarom zijn we in samenwerking met NOC*NSF in gesprek getreden met Service Organisatie Nederland Sport en de landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen (LVvV) om dit te faciliteren voor aangesloten leden van de WOS en NOC*NSF. Deze service is af te nemen via Service Organisatie Nederland Sport. Voor specifieke vragen over dit aanbod verwijzen we naar sanne@nederlandsport.org of deze pagina op hun website.

Een andere overweging wanneer het instellen of opleiden van een vertrouwenspersoon een te grote kostenpost is, gebruik te maken van het aanbod van de Arbodienst. Voor organisaties met minder dan 35 medewerkers, zoals die in onze sector veel voorkomen, bestaat een speciaal pakket van de Arbodienst (zie collectiviteit bij o.a. ArboNed, Rienks Arbodienst en mantelafspraken) Hiermee krijgt jouw organisatie toegang tot een vertrouwenspersoon indien nodig. Ook kun je hulp krijgen bij het maken van beleid rondom psychosociale arbeidsbelasting en sociale veiligheid, waar ongewenst gedrag op de werkvloer onder valt.

2. Interne vertrouwenspersoon
Als werkgever heb je de mogelijkheid om een interne werknemer op te leiden tot vertrouwenspersoon of (voornamelijk bij grote organisaties) iemand aan te stellen als vertrouwenspersoon en/ of Integriteitsmanager.

Opleiden kan bijvoorbeeld via Landelijk Instituut voor Vertrouwenspersonen (LIVP). Wij adviseren deze Infographic te bekijken. Deze bevat een aantal aandachtspunten voor werkgevers om rekening mee te houden. 

3. Een combinatie van a en b
Als werkgever kan je in samenwerking met een collectief gebruik maken van een intern of extern vertrouwenspersoon. 

Verdiepende informatie

1. Infographic en checklist vertrouwenspersoon voor werkgevers;
2. Wetsvoorstel verplichtstelling vertrouwenspersoon ingediend bij Tweede Kamer;
3. Filmpje vertrouwenspersoon: wat betekent dit voor werknemers? 
4. De do’s en don’t voor de (interne) vertrouwenspersoon.