Voorbereiding functioneringsgesprek

Terug

Om de medewerker voldoende gelegenheid te geven zich voor te bereiden op het functioneringsgesprek, is er ten minste twee weken van tevoren een kort voorgesprek. Dit gesprek hoeft niet langer te duren dan vijf à tien minuten. Hierin wordt de medewerker gevraagd bespreekpunten te maken en alvast na te denken over de mogelijke oplossingen. Eventuele weerstand wordt daarmee vaak weggenomen. Ten slotte wordt er een afspraak gemaakt voor het functioneringsgesprek zelf.

Een sportbestuur of directie doet er goed aan niet te veel mensen met het voeren van functioneringsgesprekken te belasten. Het komt de eenduidigheid en de kwaliteit van de gesprekken ten goede als een beperkt aantal mensen deze taak uitvoert. Wanneer een sportorganisatie echter veel betaalde krachten en vrijwilligers heeft, is dit haast onmogelijk en worden de gesprekken door meerdere mensen gedaan. De gesprekken moeten in elk geval op min of meer dezelfde manier worden gevoerd. Met name als het gaat om de planning en het vastleggen van afspraken is eenduidigheid belangrijk.

Problemen oplossen
Een functioneringsgesprek blijft niet steken in het benoemen van problemen, maar richt zich voornamelijk op het inventariseren en oplossen ervan. Onderstaande vragen kunnen als hulpmiddel bij de voorbereiding van een functioneringsgesprek dienen:

Wat wil ik in dit functioneringsgesprek bereiken?
Wat wil ik in ieder geval vertellen aan de medewerker?
Welke reactie(s) kan ik van hem/haar verwachten?
Op welke manieren kan ik de situatie het beste aanpakken?
Welke kies ik en waarom denk ik dat die de beste is?

Tips voor het functioneringsgesprek

zorg dat het gesprek in een rustige ruimte plaatsvindt;
maak ruim van tevoren een afspraak en neem er de tijd voor;
geef de medewerker de kans zich goed voor te bereiden en na te denken over specifieke bespreekpunten;
bereid je goed voor op het gesprek. Lees het functieprofiel van de merkwerker nog eens door en vorm een mening over de functievervulling;
zorg voor een echt gesprek met ruimte voor wederzijdse uitwisseling van ideeën en meningen en een gelijkwaardige positie. Bedenk dat er minimaal een gezamenlijk belang is en veelal een gedeelde hobby (de sportorganisatie). Dat schept een band;
geef de medewerker ruimte, vraag door en toon belangstelling;
aarzel niet ook de eigen mening naar voren te brengen;
sluit elk onderwerp af met een samenvatting of afspraak;
voorkom onduidelijkheid door geen gespreksonderwerpen door elkaar heen te laten lopen;
vraag aan het eind of het gesprek voldaan heeft aan de verwachtingen. Geef hierover ook zelf duidelijkheid.