Sportwerkgever

Inzien e-mailaccount van ex-werknemer

Inzien e-mailaccount van ex-werknemer

Een werknemer die uit dienst treedt, kan op zijn zakelijke mailadres wellicht nog berichten ontvangen die voor u als werkgever relevant zijn. Denk aan klanten of relaties met verzoeken die (commercieel) van belang zijn voor uw organisatie. Wat is met het oog op de AVG echter toegestaan?

ARNHEM - 30 oktober 2018

In veel gevallen zal een werkgever nadat een werknemer uit dienst treedt zijn zakelijke e-mailaccount nog even aanhouden of de mails automatisch doorsturen naar een collega. Daarmee wordt echter inbreuk gemaakt op de privacy van de ex-werknemer. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn er twee grondslagen waar u als werkgever een beroep op zou kunnen doen: toestemming en het gerechtvaardigd belang.

Toestemming
U zou de ex-werknemer kunnen vragen om toestemming om toegang tot het e-mailaccount te hebben. Onder de AVG moet die toestemming echter ‘vrijelijk’ gegeven worden, ofwel: er mag geen dwang achter zitten. Vanwege de gezagsverhouding tussen een werkgever en (ex-)werknemer kan hier discussie over bestaan.

Gerechtvaardigd belang
Een betere optie is het zakelijke e-mailaccount van de ex-werknemer aan te houden op basis van een gerechtvaardigd belang. Dan gaat het om het bedrijfsbelang om klanten of relaties die het oude e-mailadres gebruiken alsnog te helpen. Bij het inzien van de e-mails moet u voorkomen dat u privémails bekijkt die op het zakelijke e-mailaccount eventueel nog binnenkomen. Aan de afzender en het onderwerp ziet u vaak of het privé is of niet. In de praktijk is dit uiteraard wel lastig te controleren. Maak ook een onderscheid tussen werknemers met en zonder een vertrouwensfunctie. U mag geen e-mails lezen tussen OR-leden of met de bedrijfsarts.

Termijn
Daarnaast moet u een bepaalde termijn verbinden aan het inzien van het e-mailaccount van de ex-werknemer. Hoelang deze termijn kan zijn, hangt onder meer af van de functie die de ex-werknemer uitoefende. Als hij een commerciële functie had met veel klantcontact, zal een langere termijn zijn toegestaan dan bijvoorbeeld bij een administratieve functie. Gemiddeld genomen is een periode van zes maanden na uitdiensttreding redelijk.

Vooraf informeren
Het is voor werkgevers verstandig om werknemers vooraf te informeren over de mogelijkheid tot het aanhouden van het e-mailaccount bij uitdiensttreding. U kunt dit bijvoorbeeld opnemen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.

Andere mogelijkheden
U kunt ook minder ingrijpende technieken toepassen om uw doel te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan het actief informeren van klanten of relaties dat hun contactpersoon niet meer bij u werkt en het instellen van een afwezigheidsmelding.

Bron: Rendement, Autoriteit Persoonsgegevens

Nieuwsarchief

Nieuws

Nieuwsbrieven