Een succesvol vrijwilligersbeleid met waanzinnige vrijwilligers, bij de 4Daagse weten ze hoe: “We hebben zelfs een wachtlijst voor vrijwilligers!”

Elke maand gaan we in gesprek met één van onze leden. Stuk voor stuk sportorganisaties die de Nederlandse sportsector elke dag weer een beetje beter maken. Hoe doen ze dat? Waar vragen ze aandacht voor? En bovenal, wat drijft ze? In deze vierde editie vertelt Lotte Janssen over de 4Daagse.

Het is het grootste meerdaagse wandelevenement ter wereld: de 4Daagse in Nijmegen. Met jaarlijks 45 duizend deelnemers vanuit meer dan 70 landen is het met recht the Walk of the World. Maar zó een groot evenement organiseren, elk jaar weer, doe je niet zomaar. We gingen in gesprek met Lotte Janssen, hoofd Organisatiebureau van de 4Daagse, over het belang van vrijwilligers voor de sport en hun keer op keer succesvolle vrijwilligersbeleid.

Slechts een handjevol vrijwilligers stond klaar toen het startschot klonk voor de allereerste Vierdaagsche marschen. Na de eerste editie in 1909 groeide de 4Daagse in bijna 115 jaar uit tot the Walk of the World. De enkele vrijwilligers werden er meer dan driehonderd. De enkele honderd deelnemers werden er tienduizenden. Zo groeide het evenement uit tot het grootste meerdaagse wandelevenement ter wereld. Zelfs toen na de Tweede Wereldoorlog andere steden op de loer lagen om de 4Daagse te organiseren, sloegen de Nijmegenaren de handen in een. Er werd geld ingezameld, slaapplekken aangeboden en vrijwilligers meldden zich massaal aan. Het 4Daagse gevoel werd geboren.

Sport en vrijwilligers: een match made in heaven
De sport kan niet zonder vrijwilligers. Elk jaar zijn er talloze prachtige sportevenementen waar vrijwilligers telkens weer onmisbaar blijken. Denk bijvoorbeeld dit jaar alleen al aan de European Para Championships in Rotterdam, de marathons of de Pro League hockey in Amstelveen en Eindhoven. Voor de 4Daagse is dat niet anders. Het werven, coördineren en tevreden houden van al die vrijwilligers vergt een sterk staaltje vrijwilligersmanagement. Van de bekende 5 B’s van vrijwilligersbeleid (binden, begeleiden, behouden, belonen, beëindigen) tot kennisuitwisseling en innovatie, de 4Daagse is er elk jaar maar druk mee.

“Vrijwilligers brengen ontzettend veel toewijding”, vertelt Lotte Janssen. “Ze komen van heinde en verre: heel Nederland, Duitsland, België en voorheen zelfs uit het Caribische gebied. Het merendeel zien we ook elk jaar weer terug, soms generatie op generatie. Onze langstzittende vrijwilliger kwam dit jaar voor zijn 57e jaar!” En toch moet de 4Daagse elke keer weer nieuwe stappen zetten, zo legt Lotte uit. “Ondanks onze wachtlijst voor sommige vrijwilligersfuncties, merken we dat we moeten blijven innoveren. We zijn nooit vrijwilligers tekort gekomen, maar dat willen we graag zo houden. Dat betekent dat je elk jaar moet kijken hoe het beter kan.”

Terug in de tijd: de vroegere Vierdaagse marschen

Vrijwilligersbeleid van de 4Daagse
De 4Daagse is vaak de mooiste week van het jaar voor de vrijwilligers. Momenteel wordt er daarom al veel energie gestoken in het vrijwilligersmanagement: “We zorgen voor mooie 4Daagse kleding en catering, inclusief diners. Ook bieden we onkostenvergoedingen aan, bijvoorbeeld voor het verblijf van de vrijwilligers. Maar ook daarin kijken we naar nieuwe kansen. Het Rode Kruis biedt bijvoorbeeld zelf al een eigen accommodatie aan waar alle vrijwilligers overnachten. Hoe gaaf zou het zijn als wij ook zoiets zouden kunnen bieden? Tegelijkertijd gaat het ook om de kleine gebaren, zoals een handgeschreven verjaardagskaart, ook buiten de 4Daagse week om. Het is ook mooi om te zien dat de vrijwilligers onderling zo hecht zijn en ze ook na het evenement nog met elkaar afspreken.”

De 4Daagse zou onmogelijk zijn zonder de vrijwilligers. Het Organisatiebureau, met slechts 6.5 FTE, weet goed dat het ook het vrijwilligersmanagement moet blijven ontwikkelen. “We merken dat de vrijwilligers wat ouder worden. Dat is ook logisch met zo’n waanzinnige hechte en loyale groep. Tegelijkertijd kijken we hoe we ook voor de jongere doelgroep aantrekkelijk blijven. We willen daarom uitzoeken hoe we flexibeler kunnen worden. Het is nu een vereiste om zeven dagen beschikbaar te zijn, maar misschien zou dat ook anders kunnen. Zo behouden we de fantastische huidige groep én boren we een nieuwe groep enthousiastelingen aan.”

Alle vrijwilligers bij elkaar
Foto door Duncan de Fey

De duurzame toekomst van de 4Daagse
Vanaf 2005 werd er geloot voor de 4Daagse. Het evenement groeide zó hard, dat de inschrijflimiet op 47.000 deelnemers werd gesteld. Dat betekent niet dat de 4Daagse de piek heeft bereikt. “We zitten nu in de fase dat we kijken naar de duurzame toekomst van ons bureau en de 4Daagse. Het bestuur wil meer op hoofdlijnen besturen, waarmee het Organisatiebureau steeds meer de spin in het web wordt. Hoe houden we dan alle benodigde functies binnenboord? Hoe zorgen we ervoor dat we alles wat noodzakelijk is voor een toekomstbestendig evenement binnen het bureau hebben?”

Tegelijkertijd maakt de 4Daagse veel gebruik van andere partijen. “De Koninklijke Wandelbond, waar wij lid van zijn, organiseert een aantal keer per jaar het platform grote wandelevenementen. Daar leren we veel van elkaar. Vanuit het platform is met evenementen als de Apeldoornse 4Daagse, Airborne en de Venloop de werkgroep vrijwilligersmanagement opgezet, zodat we onze kennis met andere evenementen kunnen delen en ook kennis kunnen ophalen. Dat resulteerde bijvoorbeeld al in een lijst met tips & tricks, waarmee we het vrijwilligersbeleid bij elk evenement naar een hoger plan kunnen tillen.”

Eén van de talloze enthousiaste vrijwilligers
Foto door Toon de Vos

Ook wordt er veel geïnvesteerd in duurzaamheid. De 4Daagse heeft daarin veel knoppen om aan te draaien, zo erkent Lotte. “We weten dat onze stikstofdepositie nu al 0 is. Autovervoer is veelal vervangen door (elektrische) fietsen en elektrische auto’s, we gebruiken circulaire drinkbekers en de aggregaten zijn verdwenen van de start-/finishlijn. Maar er zijn ook nog stappen te zetten. We willen kijken of we bijvoorbeeld de medische posten, waar nu nog aggregaten staan, ook kunnen verduurzamen. Zo zoeken we continu naar mogelijkheden om alsmaar duurzamer te worden.”

De 4Daagse, met recht een Nederlands evenement om trots op te zijn
Uit onderzoek is inmiddels gebleken dat de 4Daagse zich officieel het populairste evenement van Nederland mag noemen. Om dat te blijven, moet het Organisatiebureau altijd blijven bouwen. En terwijl de 4Daagse amper drie weken voorbij is, zit Lotte in gedachten al bij de editie van 2024. Het Organisatiebureau werkt op volle toeren richting de 106^e editie, waar heel Nederland straks weer voor uitloopt. Met prachtige Vierdaagsefeesten, tienduizenden deelnemers en natuurlijk wéér honderden vrijwilligers. De laatste tip van Lotte is dan ook een logische: “Vrijwilligers zijn goud waard. Zorg goed voor ze, want zij maken je evenement onvergetelijk!”

Blijf op de hoogte van de 4Daagse via hun website en social media kanalen. De inschrijving van de editie van 2024 opent begint volgend jaar. Kom je graag in contact met Lotte? Dat kan! Mail Lotte via l.janssen@4daagse.nl of kijk op de website. 

Ook de vorige artikelen lezen?
– Gehandicaptensport Nederland werkt aan een inclusievere sportsamenleving: “Alleen sámen zetten we de volgende stappen.”
– De Nederlandse Handboog Bond is klein, maar presteert groots: “Van meer kennisdeling binnen de sport kunnen alle bonden meeprofiteren.”
– Special Olympics werkt richting het grootste sportevenement van 2023: “Sporters met een verstandelijke beperking kunnen zóveel bereiken.”