Gerichte vrijstelling bij eigen bijdrage arbovoorziening werkplek thuis

Voor de werkplek thuis gelden binnen de werkkostenregeling een aantal gerichte vrijstellingen waar werkgevers gebruik van kunnen maken. Forum Salaris, een online platform van de Belastingdienst, heeft een handreiking gepubliceerd over de gerichte vrijstellingen die gelden voor de werkplek thuis. De handreiking is recentelijk (augustus 2021) uitgebreid met nieuwe informatie over de eigen bijdrage van werknemers voor een arbovoorziening. 

Gerichte vrijstellingen
Voor de werkplek thuis gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling, de volgende gerichte vrijstellingen:

• Arbovoorzieningen
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en vergelijkbare apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voor meer informatie over de WKR en thuiswerken verwijzen we  sportwerkgever.nl

Eigen bijdrage
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon? Dan blijft voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage gaat van het nettoloon af.

Voorbeeld eigen bijdrage
Een werkgever stelt een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor thuis. Een werknemer schaft onderstaande zaken aan en declareert deze bij zijn werkgever:

De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. De vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de koptelefoon is gericht vrijgesteld als de werknemer voor € 75 een koptelefoon kan kopen die voldoet aan de arbo-eisen.

Let op: Belangrijk in het voorbeeld van het budget voor de arbovoorziening is dat de vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm voldoende is om daaruit een aanschaf te doen die voldoet aan de arbo-eisen. Als het budget onvoldoende is om een voorziening aan te schaffen die voldoet aan de arbo-eisen, is feitelijk sprake van een eigen bijdrage en is de voorziening niet gericht vrijgesteld. Het voorbeeld laat ook zien dat het mogelijk is om een arbovoorzieningen toe te kennen middels een (voorwaardelijk) budget, waarbij een deel van de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de thuiswerkplek bij de werknemer ligt.

Cafetariaregeling
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. De kosten komen dan ten laste van de werknemer. Er wordt dan niet voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de voorziening.

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. Omdat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen hierop niet van toepassing is, blijft de vergoeding voor de meerprijs van de luxere versie alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft. In de situatie dat de werkgever de headset van € 100 vergoedt, zonder een eigen bijdrage van de werknemer te vragen, gaan wij er van uit dat de volledige vergoeding gericht is vrijgesteld.

Meer informatie?
De handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis’ en andere voorbeelden rondom de thuiswerkplek zijn te raadplegen op het platform Forum Salaris.  Het platform met de beschikbare informatie is toegankelijk, nadat je een account hebt aangemaakt.  Vervolgens krijg je toegang tot diverse informatie en voorbeelden die behulpzaam en bruikbaar zijn voor jouw organisatie. 

Bron: Belastingdienst en AWVN