In 6 stappen klaar voor VBAR en handhaving

In 6 stappen klaar voor VBAR en handhaving

Vanaf 2025 gaat de Belastingdienst actief handhaven op schijnzelfstandigheid. Per 2026 treedt de Wet Verduidelijking Beoordeling Arbeidsrelaties en Rechtsvermoeden (VBAR) in werking, die duidelijker definieert wanneer iemand als zelfstandige werkt en wanneer er sprake is van een arbeidsovereenkomst. Beide ontwikkelingen hebben invloed op hoe je arbeidsrelaties binnen jouw organisatie worden geclassificeerd en hoe je risico’s kunt verkleinen.

Om je goed voor te bereiden op zowel de handhaving in 2025 als de VBAR-wetgeving per 2026, kun je onderstaande zes stappen volgen. Deze stappen helpen je de huidige situatie binnen jouw organisatie goed in kaart te brengen en te zorgen dat je voldoet aan de wetgeving.

Stap 1: Analyseer bestaande arbeidsrelaties

Beoordeel of de inzet van zzp’ers in jouw organisatie voldoet aan de drie VBAR-criteria: werknemerschap, zelfstandigheid en ondernemerschap. Kijk of de werkrelaties van je zelfstandigen voldoen aan de voorwaarden voor zelfstandigheid en of je het risico van schijnzelfstandigheid kunt uitsluiten.

• Werknemerschap: Is er sprake van gezag, verplichting tot persoonlijke arbeid en loonbetaling?
• Zelfstandigheid: Heeft de werkende vrijheid in de uitvoering van het werk en draagt hij/zij het ondernemersrisico?
• Ondernemerschap: Gedraagt de werkende zich als ondernemer (bijv. meerdere opdrachtgevers, eigen investeringen)?

Deze analyse zorgt ervoor dat je tijdig ziet of er een risico is voor een misclassificatie van arbeidsrelaties.

Stap 2: Gebruik de keuzehulp van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

De keuzehulp van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) is een handige tool om te bepalen of er sprake is van een arbeidsovereenkomst of zelfstandigheid. Deze online tool helpt je om te verifiëren of de werkrelaties die je hebt goed geclassificeerd zijn. De keuzehulp geeft je praktische voorbeelden en helpt je bij het maken van de juiste beoordeling.

Door deze tool regelmatig te gebruiken, kun je continu controleren of je arbeidsrelaties nog voldoen aan de juiste classificatie en kun je aanpassingen doen wanneer dat nodig is.

Stap 3: Documenteer je bevindingen

Het is essentieel om alle bevindingen en stappen goed te documenteren. Dit vormt een belangrijk bewijs in geval van een controle door de Belastingdienst of andere toezichthouders. Leg vast welke stappen je hebt ondernomen om schijnzelfstandigheid te voorkomen en hoe je hebt beoordeeld of de werkrelaties voldoen aan de VBAR-criteria. Dit document kan bestaan uit:

• Modelovereenkomsten: Leg vast welke modelovereenkomsten je gebruikt en hoe deze overeenkomen met de werkelijke uitvoering van het werk.
• Gedetailleerde urenoverzichten en betalingen: Bewaar gedetailleerde gegevens over de werkuren en betalingen van zelfstandigen.
• Communicatie met opdrachtnemers: Documenteer belangrijke afspraken over werkmethoden en locaties.

Door een dossier op te bouwen, kun je bij een controle aantonen dat je hebt gehandeld volgens de geldende regels.

Stap 4: Controleer je modelovereenkomsten regelmatig

Modelovereenkomsten bieden een zekere mate van bescherming tegen de risico’s van schijnzelfstandigheid, maar dit geldt alleen als de feitelijke uitvoering van het werk overeenkomt met de afspraken in de overeenkomst. De modelovereenkomsten voor de sportsector blijven geldig tot 14 oktober 2027, maar je moet ervoor zorgen dat de praktijk in je organisatie nog steeds aansluit bij de voorwaarden in de overeenkomst. Controleer regelmatig of de werkrelaties conform de voorwaarden van de modelovereenkomst zijn uitgevoerd.

Het gebruik van de keuzehulp kan hierbij helpen om te controleren of alles in lijn is met de afspraken in de modelovereenkomst.

Stap 5: Train je personeel

Zorg ervoor dat je HR-medewerkers en leidinggevenden goed geïnformeerd zijn over de nieuwe regels rondom schijnzelfstandigheid en de VBAR. Ze moeten goed begrijpen hoe ze arbeidsrelaties kunnen beoordelen en herkennen of er sprake is van schijnzelfstandigheid.

Training helpt niet alleen bij de naleving van de wetgeving, maar zorgt er ook voor dat je personeel op de hoogte is van de risico’s en hoe ze deze kunnen vermijden. Zo zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie zich bewust is van de nieuwe regelgeving en actie kan ondernemen wanneer dat nodig is.

Stap 6: Vraag juridisch advies indien nodig

Als je twijfelt over de classificatie van bepaalde arbeidsrelaties of over de juiste toepassing van de modelovereenkomsten, is het raadzaam om juridisch advies in te winnen. Een juridisch expert kan je helpen om risico’s te verkleinen, te zorgen voor een juiste classificatie van je arbeidsrelaties en je te adviseren over de wetgeving en mogelijke gevolgen.

Door tijdig juridisch advies in te winnen, verklein je het risico op boetes, naheffingen en juridische procedures.

Vragen of ondersteuning nodig?

Door deze stappen te volgen, ben je goed voorbereid op de handhaving per 2025 en de VBAR-wetgeving per 2026. Hiermee verklein je de kans op juridische en financiële risico’s, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor transparantie en zekerheid in je arbeidsrelaties.

Heb je vragen over de VBAR of behoefte aan ondersteuning bij de voorbereiding? Neem dan contact op met onze juridisch beleidsadviseur Eva via e.vandenberg@sportwerkgever.nl. We denken graag met je mee.